Ma már bárhol és bármikor létrehozhatónak, tárolhatónak és elérhetőnek kell lennie az információnak. Amelyik cég nem ehhez tartja magát, lemarad. Ráadásul „bezavar” a globalizáció, a mobil és felhő alapú számítástechnika, valamint a változó munkahelyi környezet. Mindez komoly hatást gyakorol a dokumentumkezelésre is.
Kockázat és versenyelőny
Az IDC szerint az egész vállalati működést érdemes elektronikusan támogatott, dokumentumközpontú folyamatokra helyezni. Az a mítosz már régen megdőlt, hogy az alacsony hatékonyságú folyamatok csak kis kockázatot jelentenek az üzletre. Ezt egy felmérés is alátámasztja: a megkérdezett vállalatok 76 százaléka az elhibázott dokumentumkezelés súlyos következményeiről számolt be. Többek között nem sikerült betartaniuk a hatósági előírásokat, fontos munkatársakat és ügyfeleket veszítettek el, sérült az informatikai rendszer, véget nem érő auditokon kellett átesniük. S végül, de nem utolsósorban, csúfosan romlott a pr-jük is.
Ezért az edms-fejlesztő és -értékesítő cégek a válság ellenére 30–40 százalékkal tudtak nőni. Ebbe persze az is belejátszik, hogy egy edms bevezetése versenyelőnyhöz juttatja a vállalatokat, mivel a digitalizált iratkezelés még manapság sem annyira triviális. A helyzet hasonló, mint 10–15 évvel ezelőtt az erp-korszak hajnalán: amelyik cég felismerte a vállalatirányítási rendszerekben rejlő lehetőséget, s megragadta azt, az a piac többi szereplőjével szemben gyorsabban tudott reagálni a felmerülő belső és külső igényekre.
Az üzleti információk rendezett tárolása tehát igen fontos szempont, amikor egy cégvezető elkezd töprengeni edms bevezetésén. Gondoljuk meg: egy átlagos irodai alkalmazott heti 40 órás munkaidejéből hét és fél órát tölt azzal, hogy különböző iratokat és dokumentumokat keres elő. Mekkora bevételkiesés ez, tekintve, hogy az illető más, a cég számára profitot jelentő tevékenységet is végezhetne? Ha viszont megfelelő terméket választunk, akkor az iratkezeléssel töltött idő legalább 30 százalékkal csökken. Így a kollégák teljes munkaidejének közel 5 százalékát lehet megspórolni.
Mítoszrombolás |
|---|
Teljesen természetesnek és elfogadhatónak tartja mindenki azt az állítást, hogy a papírmentes iroda növeli a hatékonyságot. Nos, az IDC egyik felmérése azt látszik bizonyítani, hogy ez közel sincs így. A folyamatok hatékonysága ugyanis nem attól függ, hogy azokat milyen médiumokon végezzük. Inkább az alapvető munkafolyamatok minőségében kell a probléma kulcsát keresni. A piacelemző cég kutatása szerint ebből az következik, hogy azoknál a szervezeteknél, ahol dokumentumközpontú folyamatokkal operálnak, nem feltétlenül a papírt kell „kikiáltani bűnösnek”. Ilyenformán a folyamatok 31–39 százaléka továbbra is papírra fog támaszkodni. Ráadásul a felmérésből az is kiderül, hogy a válaszadók jó része úgy véli, a papír alapú dokumentumkezelés sokkal hatékonyabb, mint az elektronikus. |
Gyors reagálás és biztonság
Európai felmérések szerint továbbá a dolgozók ötöde rendkívül ingerült lesz, amikor hosszabb ideig kell keresni egy dokumentumot a vállalat hálózatán. Nem beszélve arról, hogy 1 gigabájt, papíron tárolt információ átvizsgálása több mint 2 ezer euróba kerül. Ezzel szemben a tárolására körülbelül mindössze 20 eurocentet kell költeni, s az adatok villámgyorsan kereshetők. A gyors hozzáférésnek, a személyre szabott indexelésnek és a teljes dokumentumtörténetnek köszönhetően a vállalatok alacsonyabb áron és gyorsabban szolgálhatják ki ügyfeleiket. A korszerű dokumentumkezelés zökkenőmentessé teszi az üzleti gyakorlatot: egy beérkező számla például órák alatt fogadható, feldolgozható és kifizethető.
Az üzleti életben nem csak a gyors reagálás, a biztonság is elsődleges fontosságú. Hatékony dokumentumkezeléssel biztonságosabb információs rendszereket lehet kiépíteni. A folyamat során ugyanis megszületik a dokumentum teljes élettörténete, így könnyedén visszakereshetők a módosítások és a módosító személye. Az adattitkosításnak köszönhetően az üzleti dokumentumok biztonságban vannak, mivel a felhasználók csupán virtuális meghajtókat láthatnak a tényleges tárolási hely helyett.
Fontos biztonsági szempont az is, hogy a jogosultságkezelést szabadon, személyenként, vagy akár munkakörönként állíthassuk be. Így garantálható, hogy minden munkatárs csak azokhoz az iratokhoz férjen hozzá a rendszerben, amire a munkájához szükség van. Lehetőséget kell biztosítani továbbá minden adat központi vagy irodán kívüli biztonsági mentésére.
Mérlegeljünk!
Ha már a cégvezető rászánta magát a vásárlásra, a lényeg, hogy ne kapkodja el. Az első fontos szempont a mérlegeléskor, hogy az edms széles körű, működési szektortól és iparágtól független funkcionalitással rendelkezzen. Ezen kívül hatékonyan támogassa a teljes workflow-t, s a lehető legjobban racionalizálja a mindennapi adminisztratív munkát. Ha ez nem teljesül, a választott rendszer csak tovább bonyolítja az ügymenetet, és ezzel éppen ellenkező hatást érünk el, mint amit szerettünk volna.
Lényeges a rendszer integrálhatósága, azaz hogy képes legyen együttműködni a céges levelezéssel, esetlegesen meglévő erp-rendszerrel. Ez akkor is értékes tulajdonság, ha jelen pillanatban nincs rá szükségünk – később bármikor lehet.
A rendszernek nemcsak funkcionálisan, hanem dizájn és ergonómia tekintetében is felhasználóbarátnak kell lennie. Fontos például, hogy a könnyű használhatóság érdekében tökéletesen különüljenek el a leggyakrabban használt gombok és a kevésbé, ritkán használt elemek a mindennapi munka során használt többi elemtől.
Az ár sem lényegtelen. Mindenki törekszik az olcsóságra, ám azzal is tisztában kell lennünk, mit kapunk a pénzünkért. Ne elégedjünk meg a piacon jelenlévő legalacsonyabb árral, hanem nézzünk utána, hogy a választott szoftver bővíthető-e, képes-e rugalmasan alkalmazkodni cégünk, intézményünk fejlődéséhez, növekedéséhez.
Egy iratkezelő rendszer nem ér sokat, ha nincs megfelelően a cég folyamataihoz igazítva. Ezért nagyon fontos olyan szállítót választani, amely nemcsak a telepítést tudja megfelelően elvégezni, hanem az alkalmazást testre is szabja, illetve adott esetben javaslatokkal, módszertan átadásával segít a folyamatok optimalizálásában.
A megtérülés
Egy dokumentumkezelő rendszer bevezetése elsősorban nem informatikai vagy iratkezelési szakmai kérdés, hanem stratégiai döntés, ezért mindenképpen befektetésnek kell tekinteni.
Egy edms beruházási megtérülését ugyanakkor nehéz számszerűsíteni, az irodai dolgozók számából és bértömegéből azonban számíthatunk bizonyos fajta megtérülést. Az egységes, elektronikus tárolásnak, az átlátható számla- és szerződés-nyilvántartásnak köszönhetően az adminisztratív munkatársaknak nem kell hosszú perceket pazarolniuk a szükséges papírok előkeresésére. Ha megvizsgáljuk az irodai dolgozók teljes bérköltségét, akkor annak a fent említett 5 százalékát a megtérülés oldalára írhatjuk, mivel az elektronikus dokumentumkezelés esetén ezt a munkaidőt minden kolléga a fő feladatainak végzésére tudja fordítani. Húszfős irodai létszámnál ez egy plusz kollégát jelenthet…
Az iratok digitalizálásának azonban nem csak az az eredménye, hogy a munkatársak kevesebb időt töltenek az ügymenethez szükséges iratok előkeresésével, hanem az is, hogy a fénymásolási, nyomtatási költségek is racionalizálódnak. Ugyanis az elektronikus dokumentumkezelésnek köszönhetően minden irat egy helyen tárolódik, így nem kell több másolatot készíteni róluk. Ez különösen abban az esetben mérhető, ha a szervezet működése megkívánja, hogy egy-egy ügyet több kolléga is kezeljen.
Környezet, nyomtatás, felhő
Az edms jóvoltából az irodai dolgozók elvileg megfontoltabban használják az eszközöket: a bármikor könnyedén előhívható dokumentumokat csak akkor nyomtatják ki, amikor azok feltétlenül szükségesek. Ennek köszönhetően mind gazdasági, mind környezetvédelmi szempontból előnyös módon csökken a papír-, tinta-, valamint energiafelhasználás. Nem mindegy, hiszen például a még mindig elég gyakori nyomtatás miatt állandóan kifogyó tonerek üres állapotban is veszélyes hulladéknak minősülnek, s tárolásuk külön szakértelmet kíván.
Ha azonban összes adminisztrációs folyamatunkat digitalizáljuk, jelentős lépést teszünk környezetünk védelme felé.
A környezettudatos gondolkodásnak más haszna is van. Az ilyen elvek alapján rendezett számla- és szerződés-nyilvántartás nagy segítséget jelent a pályázati elszámolásoknál, és hatékonyan támogatja a minőségbiztosítási rendszer működését.
Mindezek ellenére a dolgok jelenlegi állása szerint a papírmentes iroda álma még messze van a megvalósulástól. A végfelhasználókkal ellentétben ugyanis a cégek és állami intézmények még hosszú évekig fognak nyomtatókat és kellékeket használni, mivel egy részük képtelen lesz kommunikációját teljesen digitalizálni.
Ettől függetlenül a nyomtatók mögött álló infrastruktúra jelentős átalakuláson megy keresztül. A szervezeti dokumentumkezelés forradalma jelenleg zajlik, de egyes vélekedések szerint ennek a főszereplői éppenséggel nem a nyomtatógyártók. Legalábbis nem a printereikkel, multifunkciós készülékeikkel, hanem azok hálózati képességeivel.
A piacon fellelhető összes komoly gyártó terméke ugyanis funkciókban és minőségben már alig tér el egymástól, így plusz-szolgáltatásokat, integrált rendszereket kell a gépeik mellé tenniük. Például gondolkodniuk kell felhő alapú tárolórendszerek bevezetéséről, amelyhez natívan kapcsolódni tudnak a gyártó különböző eszközei, az interaktív digitális táblától a nyomtatóig. A rendszer felhős eleme adja az összekötő kapcsot és a szükséges pluszt a piaci versenyben.
Mindezt Udvardi Gábor, a Xerox Magyarország Kft. marketingvezetője is megerősíti. Ha például egy cég új, multifunkciós nyomtatókat dob piacra, azokat célszerű olyan technológiai platformmal ellátni, amely a dokumentumkezelésben egyidejűleg szolgálja az ügyfél kényelmét, termelékenységét, biztonságát és költségkontrollját.
A kényelmet olyan mobil nyomtatási és szkennelési megoldások támogathatják, amelyek teljes mértékben integráltak a felhő alapú technológiákkal, valamint az okostelefonokkal és a táblagépekkel. A wifiképes multifunkciós berendezések számítógépes csatlakozás nélkül is kapcsolatot tudnak teremteni a felhőben található tárhellyel, s így a felhasználó mobileszközével.
A termelékenységet többek között az azonos érintőképernyős kezelőfelület, a címjegyzék integrálása szavatolhatja. A biztonságot például a titkos nyomtatás, merevlemez-felülírás, titkos emailküldés és hálózati hitelesítés biztosíthatja.
A hatékony költségkontroll pedig azáltal érhető el, hogy az irodában nyomtatási házirendeket és felhasználói jogosultságokat alakítanak ki.
Mobilan is lehet
A felhőszámítás mellett a mobilitás is meghatározza az edms-ek jövőjét. Az okostelefonok terjedése a dokumentumkezelést új kihívások elé állította: a vezetők hozzászoktak ahhoz, hogy a különböző alkalmazások segítségével két tárgyalás között vagy éppen egy megbeszélés közepén is intézhetik ügyeiket.
Tehát az elektronikus dokumentumkezelő rendszernek mobilkliens-hozzáféréssel is kell rendelkeznie. Így az irodán kívül is elvégezhetők a szerződésekkel, számlákkal kapcsolatos feladatok. Míg egy hagyományos, papír alapú rendszernél vagy akár egy helyi gépen futó alkalmazás esetében egy beszerzési folyamat, egy számlajóváhagyás akár napokig is eltarthat – hiszen meg kell várni, amíg a vezető gép elé kerül –, a mobilelérésnek köszönhetően ez a folyamat percekre rövidülhet le. Ezt az is támogatja, hogy a rendszer emailértesítőt küldhet a felhasználónak az esedékes feladatokról. Ehhez hasonlóan, a dokumentumok és üzleti információk is egy kattintással bármikor elérhetők, így a vezetők akár egy tárgyalás közben is megtekinthetik a megbeszéléshez kapcsolódó szerződéseket, dokumentumokat, jelentős időt és energiát spórolva ezzel.
A mobilfelületen keresztül – többek között – véleményezni lehet a jóváhagyásra váró feladatokat, kommenteket, megosztott tartalmakat lehet olvasni vagy nézni. Célszerű a mobilmegoldást a böngészőből elérhetővé tenni, így nincs szükség külön telepítésre, csak internetelérésre. (Ha a webes alkalmazást fel is készítik a mobilkliensre, a más méretű kijelzőre. – a szerk.) A mobilmegjelenítés biztonságát az garantálhatja, ha az okostelefonokhoz az asztali gépekéhez hasonló megoldásokat valósítanak meg.
