Az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma (Department of Labor, DOL) teljes vakvágányra futott az Oracle e-üzlet csomagjához tartozó Financials (pénzügyi alkalmazások) modulok egyik implementációjával. A történetből sokat tanulhat az összes nagy tervekben gondolkozó vállalat, hogy mit hogyan, de inkább hogyan ne tegyen.
2008 júniusában a minisztérium tíz évre szóló 50,4 millió dolláros szerződést kötött a Global Computer Enterprisesszel (GCE-vel). A DOL megpályáztatta az érdeklődőket, és saját állítása szerint alapos ellenőrzés után hozta meg a döntést. Meglepetést okozott vele, mert az évi 25 millió dolláros forgalmat bonyolító GCE nem tartozott a legnagyobbak közé, viszont többet nyomott a latban, hogy kiváló referenciákkal rendelkezett, szolgáltatásairól három szövetségi ügynökség is elégedetten nyilatkozott.
Szerződéskötéstől a bankcsődig
A szerződés tárgya az Oracle Financials volt, első részeként a GCE-nek saját számítási felhőjébe kellett költöztetnie a DOL-t, az Oracle szoftveréhez kapcsolva a minisztérium teljes pénzügyi rendszerét. A szerződés hátralévő részeként szoftverkarbantartásért és szolgáltatások hosztolásáért fizetett a minisztérium.
Az akkorra már 11,5 millió dollárt kifizető minisztérium 2010 elején bejelentette, hogy új rendszere az Oracle Financials alatt működik, a régit pedig megszüntette. Washingtoni belső információk szerint a GCE a teljes Oracle pénzügyi csomagnak csak egy kis részét implementálta 2010-ig, később folytatta, miközben a költségek meghaladták a szerződésben meghatározott összeget. 2010 és 2012 között a DOL – és partnereinek a GCE – további 57,7 millió dollárt fizetett ki.
2013-ban az FBI vizsgálatot indított a GCE-vel szemben. Azzal indokolták, hogy a cég az Egyesült Államok törvényeit megszegve külföldi állampolgárokat alkalmazott kényes, belső szövetségi információkat is kezelő munkára, olyan feladatokra, amelyeket az érvényben lévő törvények szerint kizárólag amerikai állampolgárok végezhetnek. A GCE nyilvánvalóan a működtetési és más költségeket akarta jelentősen csökkenteni, viszont ezzel a gyakorlattal nemcsak a szerződésben leírtakat szegte meg, hanem a DOL adatbázisából elvileg azonosítható személyes információk is kiszivároghattak, amelyekkel illetéktelenek vissza is élhettek.
|
Hepiend lesz? |
|---|
|
Az Oracle Financials licencelésére és az információtechnológiai szolgáltatások hosztolására, adminisztrálására újabb pályázatot kell kiírni, amire 2015 augusztusától lehet jelentkezni, és 2016 májusában hirdetik ki a győztest. 238 millió dollárról szól a következő, nyolcéves szerződés. A GCE 2008-as ajánlata ennek az összegnek az ismeretében különösen alacsonynak tűnik. |
A GCE hiába kasszírozott be 2013-ban az eredeti szerződés értelmében újabb 14,5 millió dollárt, kifutott a pénzből, és 2014 szeptemberében bankcsődöt jelentett be. A szolgáltatót elvileg folyamatosan figyelő DOL már 2013-ban rendelkezett információkkal a cég anyagi helyzetéről, de az igazán súlyos problémák csak 2014-ben jelentkeztek, miután a GCE közölte a DOL-lal a tényállást. A minisztériumnak ekkor már komoly gondot okozott pénzügyi rendszerének további működése.
Az amerikai kormány egyik ismert partnerét, a Booz Allen Hamilton menedzsment- és technológiai konzultációs céget kérte fel a tűzoltásra, hogy addig segítse a jelenlegi pénzügyi rendszer működtetését, amíg nem költöztetik át a Közlekedési Minisztérium megosztott szolgáltatásplatformjára.
Adatok és licencek
A történet leegyszerűsített tanulsága, hogy egy szervezetnek, vállalatnak a szerződéskötés mellett a szerződésben leírtak gyakorlati kezelésére is nagyon oda kell figyelnie.
A hatékony szerződésmenedzselés több kritériumon alapul, amelyeknek a minisztérium nem tett eleget.
Ezek egyike a saját adatok birtoklása. A szerződésben a DOL nem fogalmazta meg, hogy a GCE dolgozzon ki adatkivonatoló folyamatot, és hogy az adatokat rendszeresen, gépileg olvasható formában juttassa el a minisztériumnak. Csak 2012 júniusában kezdtek próbálkozni vele, de nem jártak sikerrel, saját adataik nem kerültek vissza hozzájuk. A bankcsőd után még kaotikusabbá vált a helyzet, amelynek kezelése egyre nagyobb kiadásokkal járt. A GCE már korábban kérelmet adott be a bíróságnak, hogy bonyolult újabb szerződés keretében „interfészeket, licenceket, szervereket, szoftvereket és dokumentációkat” adjanak el, cserébe viszont maradjon érvényben a DOL-lal kötött kontraktus. 2013. december 3-án meg is kötötte az újabb – 23,5 millió dolláros – szerződést a minisztériummal, amelynek értelmében „egyedüli külső forrásként” a DOL által kiválasztott kintlévőségeket visszajuttatja eredeti tulajdonosához, valamint interfészt biztosít egy új DOL adattárházhoz.
A DOL a kormányzat 25 ezer dollár feletti beszerzéseit számon tartó FedBizOpps.gov portálon leszögezte, hogy „a GCE az egyetlen elérhető forrás, amely képes megvalósítani a szolgáltatást.”
A licencek birtoklása szintén fontos kritérium, ugyanis még mindig tisztázatlan, hogy kit illetnek meg az eredeti szerződés értelmében kifizetett Oracle–licencek. Úgy tűnik, hogy a GCE saját nevében vásárolta meg azokat a DOL pénzügyi rendszere számára. Mivel az Oracle általában korlátozza licencei átruházását, több mint valószínű, hogy a minisztériumnak új licenceket kell vásárolnia, mert pénzügyi rendszerét csak így tudja tovább működtetni.
Ki legyen a szolgáltató?
Sokszor elmondták és leírták, de ez a történet is bizonyítja, hogy nem elégszer: nagyon alaposan kell kiválasztani a felhőszolgáltatót, különben könnyen előfordulhat olyan abszurd helyzet, hogy egy minisztérium online adminisztrációja pont egy csődöt jelentő szolgáltató számítási felhőjében fut. A csődöt nemcsak bejelentették, hanem azzal egy időben a GCE felhőszolgáltatását is felfüggesztették. Az új adattárház még nem működött, a DOL-nak nem maradt más választási lehetősége csak az, hogy átvegye a GCE felhőszervereire vonatkozó bérleti szerződését.
Általános tapasztalat az is, hogy szervezetek „felhőbe költözésekor” kevesen dolgoznak ki B-tervet arra az esetre, ha a szolgáltató hirtelen leáll, működését beszünteti.
A szolgáltató kiválasztásának általánosabb tanulsága, hogy óvatosan kell kezelni az alacsony árajánlatokat. Kisebb szolgáltatók árai ugyan vonzóbbak lehetnek, de egy amerikai költségvetési szervnél célszerűbb, ha a „biztonság, kerül, amibe kerül” az elsődleges szempont.
Az eredeti szerződésre pályázó többi cég 75 és 85 millió dollár közötti összeget kért, a DOL választása viszont a sokkal kevesebbet ajánló GCE-re esett. Nem ártott volna jobban utánajárniuk, hogy miért ilyen nagy a különbség, különösen egy kevésbé ismert (igaz, jó referenciákkal rendelkező) kisebb cég esetében.
Projektmenedzsmentből elégtelen
A minisztérium azzal is hibázott, hogy nem kísérte kellő figyelemmel a felhőbe migráltatás kivitelezését. Kiszervezett projekteknél különösen fontos a rendszeres és alapos monitoring. De ha kizárólag a költségvetést nézzük, a GCE esetében már az első év végén is merültek fel problémák, amelyek aztán évről évre súlyosbodtak. A DOL csak várt, pedig a legelsőnél részletes jelentést kellett volna kérnie. Figyelmen kívül hagyta a szerződésmenedzselés alapelveit – súlyos árat fizetett érte.
Tanulságok? A minisztérium pénzügyi rendszerének csődje egyértelműen bizonyítja, mennyire fontos a minden szempontból alapos szerződéskötés és a jó projektmenedzselés.
Kömlődi Ferenc
