A komplex folyamatmenedzsment nemcsak drága eszközökkel valósítható meg.
Egyre több és több szervezet állít rendszerbe üzletiintelligencia-megoldásokat: valóban számos olyan információval szolgálnak, amelyek korábban nem álltak rendelkezésre, de sok esetben merülnek fel olyan kérdések, amelyekre nem tudnak pontosan válaszolni – mondja Havas Levente, a Microsoft üzletiintelligencia-üzletágvezetője. Egy teljesítménymutató idejében jelezheti, hogy egy üzletág teljesítménye elmarad a tervtől – az viszont könnyen rejtve maradhat, hogy a számok hátterében mi áll valójában. A hazai piacon eddig bevezetett folyamatmenedzsment- szoftveres megoldások széles körű funkcionalitásúak, így ennek megfelelően az árazásuk is magas. Használatuk összetett volta szakértő felhasználókat igényel, és árazásuk miatt inkább csak a nagyvállalati körben alkalmazzák őket, ott is sokszor külső tanácsadók segítségével, mondja a Microsoft szakértője. Napjainkra a vállalkozások számára könnyebben bevezethető és elérhető árú megoldások kellenek.
A modellezés alapja
Az Office-alkalmazások között régóta van olyan, amely költséghatékonyan alkalmazható a folyamatok grafikus modellezésére, ábrázolására: a magyar nyelven is elérhető Visio. Önmagában a Visio azonban nem folyamatmenedzsment-eszköz, mert a folyamat egyes állomásaihoz, lépéseihez, dokumentumaihoz nem lehet közvetlenül leíró információkat csatolni: ezeket külön állományban (Excel, Word) kellene tárolni, ami gyakorlatilag lehetetlenné tenné a folyamatok karbantartását, a változások átvezetését, elemzésüket, riportozásukat. Ezen segít nemzetközi szinten több éve egy német Microsoft-partner által kifejlesztett – de immár két éve teljes egészében magyarul is hozzáférhető – megoldás, a Viflow. Az alkalmazás a Visio és az Access adatbázis- kezelő között teremt kapcsolatot: a Visióban megrajzolt folyamatok objektumait leíró információk az adatbázisban tárolódnak. A folyamatadatok ennek köszönhetően egyszerűen kereshetők, újrahasznosíthatók a modellezésben, belőlük a felhasználók különféle riportokat és dokumentumokat (például: folyamatleírás, munkaköri leírás, folyamatfelelősség- mátrix stb.) állíthatnak elő. Az így dokumentált és grafikusan ábrázolt folyamatokról könnyen kideríthetők olyan információk, hogy kihez tartozik az adott feladat, ki ellenőrzi a munkát, mi a feladat be- és kimenete, határideje, mérőszáma, kritikus pontjai, milyen űrlapok és dokumentumok tartoznak hozzá, és így tovább – sorolja a megoldás előnyeit Havas Levente. Ennek közvetett üzleti haszna is lehet, például meg lehet határozni a folyamatok költségeit. Ha tudható, hogy a folyamat egyes lépései mennyi időt vesznek igénybe, azoknak mennyi a költségük, akkor kiszámolható például, hogy egy új ügyfél megszerzése pontosan mennyibe is kerül a cégnek. Ennek alapján már sikerrel lehet próbálkozni a folyamatok költségeinek csökkentésével is. A részletesen dokumentált folyamatokkal az auditok is sokkal könnyebben megoldhatók.
Automatizálás
A jól szabályozott folyamatok lehetőséget teremtenek az automatizmusok beépítésére, szoftveresen támogatott munkafolyamatok létrehozására is. Erre a feladatra szolgálnak az úgynevezett workflow engine- ek, a munkafolyamat-motorok. Vannak olyan workflow-eszközök, ahol a folyamatok létrehozásához, a paraméterezéshez programozói tudás szükségeltetik. Mások viszont a folyamatszabályozó eszközben található objektumokból gyakorlatilag automatikusan létrehozzák – akár a nem informatikus felhasználók – a kívánt folyamatot, és így a paraméterezés sokkal egyszerűbben, gyorsabban megoldható – vázolja a fő különbségeket Havas Levente. Ilyen eszköz például a K2 Black Pearl szoftver is, amely a Visióban létrehozott állományok alapján képes automatizálni a folyamatokat. Ilyen, a Visióra, a Viflowra, a Sharepoint 2007-ben futtatott K2-re alapozott megoldást vezetnek be a Microsoft hazai partnerei a KSH -ban Más jellegű automatizálást követel meg egy humán munkafolyamat, illetve egy olyan, amelyben alkalmazások vesznek részt. előbbire lehet példa a szabadságigénylés: ez tipikusan nem tranzakciós rendszerben történik, hanem adatlap kitöltésével, továbbításával, jóváhagyásával. A folyamatautomatizáló eszköz gondoskodik arról, hogy az adatlap megfelelően legyen kitöltve, az illetékes jóváhagyóhoz továbbítódjon, figyeli a határidőket, jelez, ha közeleg a lejárat, és így tovább. Az alkalmazás jellegű folyamatok automatizálására szolgáló eszközök rendszerint már bonyolultabbak: képeseknek kell lenniük kapcsolatot teremteni az egyes alkalmazások között, megvalósítani az adatcserét, lehetővé téve a kommunikációt.
Schopp Attila
