A szállítói számlák manuális feldolgozása nagyon időigényes tevékenység.
A legtöbb vállalatnál rengeteg értékes idő megy el a különböző formátumokban beérkezett számlák manuális érkeztetésével, ellenőrzésével, kifizetés előtti igazolásával, hiszen a folyamat több osztályt is érint. Vagyis a beérkező számlák automatizált feldolgozása közvetlen üzleti előnyhöz vezet.
Struktúrák azonosítása
A legtöbb, optikai karakterfelismerésen vagy formátumfelismerésen alapuló rendszert azonban szállítónként, tételről tételre meg kell „tanítani” az egyes számlainformációk felismerésére; definiálni kell a mezőket és hozzárendelni azokat a szállító adataihoz, ami több ezer tétel esetén felettébb időigényes. Ezzel szemben a Beta Systems Frontcollect Invoice a bejövő számlákat formai struktúrái alapján szállítók szerint azonosítja, majd az SAP program ellenőrzi a szállítói adatokat a szállítói törzsadatokból, és azonosítja a megrendelési tételeket a számlatételekkel, egyszóval automatikusan létrehozza a kapcsolatokat az iktatástól a kifizetésig –magyarázza Vinkovits László, a Beta Systems Software AG magyarországi képviseletének vezetője.
Folyamatok ismerete
A rendszer a bejövő számlákat formai struktúrái alapján szállítók szerint azonosítja, a szállítói adatokat az SAP szállítói törzsadatokból ellenőrzi, majd megkeresi az adott szállítóhoz tartozó nyitott megrendelést az SAP rendszerben, azonosítja a megrendelési tételeket a számla tételeivel, s hozzárendeli az adott projekthez, illetve felelőshöz. A dokumentumok a vállalati tudás jelentős részét tartalmazzák. Persze a bejövő és kimenő posta is klasszikus dokumentum. A bejövő papír alapú és elektronikus dokumentumokból, e-mailekből, számlákból kinyerhető információk közvetlenül az azokat feldolgozó célrendszerekhez és archiváló megoldásokhoz továbbíthatók; automatikusan hozzárendelhetők a meglévő üzleti folyamatokhoz. Mindazonáltal nem a folyamaton vagy az eljáráson van a hangsúly, hanem a tartalmon, illetve magán a dokumentumon. A dokumentumot vizsgáló szolgáltatás abban segíti a felhasználót, hogy meghatározza a dokumentum kategóriáját és típusát, illetve felismeri a tartalmát, és kiolvassa azt például az automatikus számlafeldolgozáshoz vagy az SAP Records Managementbe történő betöltéshez.
Kelenhegyi Péter
