Mind több vállalat számára nem az ingóság, gép, ingatlan, hanem az évek során felhalmozott információkincs a legfõbb érték. Ebbõl az adathalmazból valódi tartalmat szolgáltatni – önálló szakterület.
A tudásmendzsment leglényegesebb eleme a tartalomkezelés, ennek eszközeirõl, elõnyeirõl és a bevezetésével kapcsolatos feladatokról Henk Ursinus holland tanácsadóval beszélgettünk. Henk Ursinus mögött sok esztendõ nemzetközi tapasztalata áll, s magyar kiadók – így a KJK-Kerszöv vagy az Akadémiai Kiadó – is igénybe vették tudását.
Aktualizált adatokkal
Maga a szó is jelzi: tartalomkezeléskor igen nagy mennyiségû adattal kell dolgoznunk – kezdi a szakember. – Éppen ezért nagyon fontos, hogy ez az adathalmaz friss, aktualizált legyen, másrészt olyan formátumban álljon rendelkezésünkre, amelyet a legtöbb alkalmazás támogat. Nem véletlen, hogy ma gyakorlatilag minden, a piacon tartósan fennmaradt tartalommenedzsment rendszer XML alapokra épít. Korábban, különösen tudományos publikációk céljára az SGML-t alkalmazták, napjainkra azonban a belõle kifejlesztett, a World Wide Web Konzorcium (www.w3c.org) ajánlásaként nemzetközileg elfogadott XML vált egyeduralkodóvá. Persze a kiadók vagy más, nagy mennyiségû vállalati tartalmat kezelõ cégek többnyire nem ma indultak.
Az igazán patinás, nemegyszer multinacionális könyv- vagy lapkiadó konszernek több évtizedes múltra tekinthetnek vissza. Ebbõl következõen nagy esély van arra, hogy adataik – ha egyáltalán digitalizálták a régebbi anyagokat, ami azért napjainkra már valószínûleg megtörtént – a legkülönbözõbb, gyakran egyedi formátumokban vannak.
Tipikusnak tekinthetõk például a Word- és Exceldokumentumok, az Adobe Acrobat által kezelhetõ pdfállományok vagy a különbözõ nyomdai elõkészítõ rendszerekben – így a Quark- XPressben – tárolt szövegek, amelyek összmennyisége giga-, ha nem éppen terabájtokban mérhetõ.
Ilyen esetben a hatékony tartalomkezelés kiépítéséhez elõbb XML-be kell konvertálni. Ebben nem is annyira maga az állománykonverzió jelenti a nehézséget, bár az is nagy munka. Sokkal nagyobb erõfeszítésbe kerül azoknak a metaadatoknak (címkéknek, angol szóval tageknek) az anyagba való bevitele, amelyek nélkül önmagában az XML formátumnak vajmi kevés hasznát vesszük. Ezek a jellegre utaló adatok teszik az XML állományt igazán sokoldalúan használhatóvá, különbözõ szempontok szerint szétdarabolhatóvá, kereshetõvé.
Csak a címkézett adat információ
Tegyük fel, hogy személyügyi feljegyzésekkel van dolgunk – vesz egy egyszerû példát Henk Ursinus. Ha mármost a szövegekben szereplõ személyneveket, beosztásokat, évszámokat nem tesszük olyan, egységesen alkalmazott címkezárójelek közé, amelyek jelzik a tartalomkezelõ rendszer számára, hogy az adott ponton név, beosztás, illetve évszám szerepel, sosem fogunk tudni ezek szerint a kulcsok szerint keresni az adatokban, nem fogjuk tudni ilyen szempontok szerint szétválogatni ezt a bitek alkotta kazlat, márpedig a tartalommenedzsment bevezetésének éppen ez – az adatok „feltárása”, sokféle publikáció, média és célközönség számára való egyidejû megnyitása – lenne a fõ értelme.
Ügyfélhez kapcsolt tartalom
Mivel pedig a publikáció nem öncél, hanem mindig üzleti, gazdasági tervek szolgálatában áll, akkor címkézünk jól, ha nemcsak a témákat vesszük figyelembe, hanem olyan metaadatokat is beviszünk a rendszerbe, amelyek az ügyféladatbázissal (CRM-rendszerrel) való öszszekapcsolhatóságot segítik, vagyis azt is jelezzük, melyik tartalmi egység mely ügyfelek érdeklõdésére tarthat számot.
Az a vállalat- vagy informatikai vezetõ, aki komolyan veszi a tartalomkezelést, megtérülõ beruházást szeretne látni, az nem kerülheti meg a címkézés (csúf, ámde elterjedt magyarítással „taggelés”) feladatát. Sajnos – osztja meg velünk tapasztalatait Henk Ursinus – ez ma szinte csak manuálisan végezhetõ el, ráadásul magasan kvalifikált munkaerõt követel: olyan szakembert, aki pontosan érti az állományok tartalmát, rendeltetését. Ennek eredményeképpen az adathalmaz minden egyes atomját meg kell tudnunk találni, tetszõleges más atommal kell tudnunk kombinálni valamely publikáció elkészítése (vagy, ami ezzel sokszor egyet jelent, gazdasági cél elérése) érdekében. Atomon itt nem szót vagy pláne betût értünk, hanem azt a legkisebb anyag- (szöveg-) egységet, amelyet tartalomkezelõ rendszerünkben már nem szándékozunk tovább bontani. Hogy ez mekkora, az a feladattól, a tartalom jellegétõl függ. Lehet egy-egy kifejezés, akár szó is (szótárkészítéskor), de bekezdés (mondjuk törvények esetében), szakasz, könyvfejezet, komplett folyóiratcikk és így tovább. A címkézési munka volumene – és következésképp költsége – sokakat visszarettentett már az XML-esítéstõl, a tartalommenedzsment bevezetésétõl.
Egyszeri a beruházás
Biztatásként három dolgot említ a szakértõ. Elõször is, csak a kezdet nehéz. Az imént leírt munkát csak egyszer kell elvégezni (régóta felgyûlt adatok esetében visszamenõleg), utána már csak az újonnan beérkezõ adatok formázásáról kell gondoskodni, s az egyszer megformázott, felcímkézett álományból a tartalommenedzserrel hihetetlen könnyedséggel állíthatók elõ a különbözõ publikációk, legyen szó akár nyomtatásról, akár CD-rõl, illetve intra- vagy internetes megjelentetésrõl. A hasonló kiadványokra elég egyszer egy sablont elkészíteni, és egy egérkattintásra elõáll a végtermék.
Két év alatt térül meg
Másodszor: a nemzetközi gyakorlat azt mutatja, hogy a tartalommenedzsment bevezetésének költségei – noha ezek az adatkonverzió és -elõkészítés díját, a szoftver árát, telepítésének, konfigurálásának költségeit, a személyzet betanításának terhét is beszámítva több tízmillió forintra rúgnak – legfeljebb két év után megtérülnek. Ettõl fogva rendszerünk nyereséget termel; az egész vállalat mûködése hatékonyabbá, a publikációk elõállítása sokkal rugalmasabbá és olcsóbbá válik. Végül, de nem utolsósorban: jóllehet ma még a címkézés döntõen manuális feladat, a nemzetközi trend a növekvõ automatizálás irányába mutat.
Ne hagyjuk a szállítóra!
Ha szóltunk azokról, akik meghátrálnak a feladat és a beruházás nagysága elõl, nem hagyhatjuk említés nélkül az ellenkezõ végletet sem, amely sajnos szintén tipikus. Az is nagyon veszélyes, ha egy hirtelen mozdulattal határozunk egy rendszer bevezetésérõl. A kulcsdöntéseket igen gondosan elõ kell készíteni. Különösen fontos, hogy a cégvezetésnek jól átgondolt stratégiája legyen: pontosan milyen célokra akarja kamatoztatni, kiknek, milyen média révén akarja értékesíteni adatait, milyen fajta publikálás hoz – akár áttételesen, a belsõ termelékenység javulása által – nyereséget. Ettõl függ ugyanis, hogyan kell felcímkézni az adatokat, milyen rendszert érdemes választani, hogyan célszerû azt konfigurálni. Henk Ursinus sokéves tapasztalata szerint nem szabad az elõkészítést a majdani szállítóra hagyni (még ha általában szívesen vállalkozik is a feladatra), s nem szabad bíznunk saját szakértelmünkben sem ezen a határterületen. Ne sajnáljuk ebben a fázisban a pénzt külsõ tanácsadó cég bevonására: ezzel késõbb rengeteg bosszúságot, fölösleges munkát és költséget takaríthatunk meg.
Mikolás Zoltán
