Érdemes kihasználni az SAP S/4HANA-ra való átállást az üzleti működés és a folyamatok újragondolására, de ennek nem csak a zöldmezős beruházás az egyetlen módja. Ráadásul a tervezéskor az S/4HANA mellett a teljes SAP-termékportfóliót figyelembe kell venni.
◼︎ S/4HANA konverzió a gyakorlatban
Bár az SAP vállalatirányítási rendszerének legújabb változata, az S/4HANA már 2016 óta a piacon van, és a gyártó kommunikációja szerint 2027 végén megszűnik a korábbi SAP ECC verzió támogatása, a vállalatok – és nem csak Magyarországon – mintha csak mostanában eszmélnének fel, hogy közeleg a határidő és egyre szűkösebbé válnak az átálláshoz szükséges erőforrások. Akár a nemzetközi, akár a hazai piacot nézzük, a meglévő ügyfélbázis nagyjából 10 százaléka fejezte be eddig az új változat bevezetését.
A munkák a háttérben zajlanak
Ennek több oka is van, magyarázza Fehér Ede, a BCS Business Consulting Services egyik ügyvezető igazgatója és partnere. Egyrészt, egy ilyen stratégiai fontosságú szoftver esetén a legtöbben szeretik megvárni, amíg elég tapasztalat gyűlik össze a piacról, a rendszer pedig kinövi a gyermekbetegségeit. Sokak számára fontos, hogy az átállásban segítő tanácsadók is megszerezzék a kellő rutint, így a munka gyorsabban, kisebb kockázattal (és nem utolsósorban olcsóbban) mehet.
Az is hátráltató tényező, hogy a nagyvállalati működésből adódóan nem lehet akármikor nekiugrani egy ekkora projektnek. „Az éppen futó stratégiai projekteket be kell fejezni és keresni kell egy időablakot, amikor minden egyéb továbbfejlesztésre vagy bevezetésre teljes stopot hirdethet, és csak az S/4HANA átállásra koncentrálhat a szervezet”, mondja Fehér Ede.
Ez persze nem jelenti azt, hogy ne foglalkoznának a kérdéssel. A BCS tapasztalatai szerint számos vállalatnál zajlanak az előkészítő projektek. De ha ez megvan, nem kezdődik el mindig egyből a tényleges átállás, hanem megvárják az említett szabad időszakot. Fehér Ede szerint ezért 2025-26-ban minden bizonnyal jelentősen megugrik a konverziós projektek száma.
Tiszta lappal?
Az előkészítő felmérések során a legfontosabb eldöntendő kérdés, hogy az új rendszer bevezetése zöld- vagy barnamezős beruházás keretében történjen. (A kettő különbségéről lásd keretes írásunkat.)
A zöldmezős átállás mellett számos hangzatos érv szól. A vállalat megszabadulhat a 10-20-30 éve használt rendszerbe kódolt elavult gyakorlatoktól. Nem kell többé küszködni a gyakran több száz apró egyedi fejlesztéssel. Tiszta lappal indulhat a szervezet, a jelen és a jövő üzleti követelményeihez alakíthatja informatikai infrastruktúráját, miközben kihasználja a modern rendszer minden funkcionális előnyét és az abba épített legjobb gyakorlatokat.
„Ezek mind valós érvek – ismeri el Lakatos Bence, a BCS másik ügyvezető igazgatója és partnere. – Igazán jó megoldás lehet akkor, ha a vállalat nagyszabású stratégiai átalakulás előtt áll, új leányvállalatok olvaszt be vagy éppen leválaszt magáról üzletágakat. Akkor is hasznos, ha történelmi okokból több ERP-rendszer működik a vállalatnál, és azokat akarják közös platformra hozni. Végül pedig az is gyakori, hogy a nagy vállalatok egy kisebb részlegüknél vezetik be zöldmezős projektben az S/4HANA-t, hogy megismerjék a rendszert és annak működését.”
A barnamező is lehet szép
Az viszont már közkeletű tévedés, hogy a barnamezős bevezetés nem teszi lehetővé az üzleti folyamatok és működés újragondolását és átalakítását. A BCS 2017-ben hajtotta végre az első S/4HANA bevezetést, zöldmezős beruházásként, de azóta a brownfield (barnamezős) projektekben is széleskörű tapasztalatokra tettek szert. „Meggyőződésünk, hogy az tud jó konverziót végezni, aki már végrehajtott legalább egy zöldmezős beruházást is, mert annak során kiismeri a rendszert, és nem a konverzió során ismerkedik meg vele”, mondja Fehér Ede.
| Barna legyen vagy zöld?
Az SAP S/4 HANA rendszer bevezetésének két alapvető módja van: ezeket zöld- vagy barnamezős bevezetésnek hívja a szakma. A zöldmezős megoldás teljesen új bevezetést jelent, akár volt korábban SAP ECC rendszere a felhasználónak, akár nem. Ennek megfelelően a projekt a nulláról indul: először felmérik a vállalatot; sokszor egy teljes BPR-t is elvégeznek; a folyamatokra és a rendszerekre koncepcionális, majd részletes tervek készülnek; implementálják az új rendszert; tesztelik; átviszik rá az adatokat; oktatják a felhasználókat; végül megtörténik a tényleges átállás. A másik lehetőség a brownfield migráció, amely amolyan technikai átállásnak tekinthető. Ez esetben az üzleti környezetet, a folyamatokat és a meglévő funkcionalitást nem változtatják meg, csak magát a szoftvert frissítik az új verzióra. További lényeges különbség, hogy a zöldmezős bevezetésnél a régi rendszerben kell hagyni a korábbi évek üzleti adatait, az új rendszer pedig a törzsadatok konverziójával és a nyitóállományok felvételével indul. A barnamezős migráció ezzel szemben – mint egy verzióváltás – megőrzi a teljes történeti adatállományt, amely változatlan tartalommal, de új eszközökkel riportolható. |
A BCS a kezdetektől fogva vallja, hogy a brownfield átállással a legtöbb esetben gyorsabban és költséghatékonyabban valósítható meg az S/4HANA-ra történő átállás, mintha új bevezetést csinálnának. Nem egy alkalommal tapasztalták a piacon, hogy a zöldmezős projektek előkészítő fázisa nem hozott érdemi eredményt. Az ügyfelek tanácsadók bevonásával sem találtak valós igényeket az üzlet jelentős átalakítására, viszont a költség és a kockázat megnő, a határidők pedig kitolódnak.
„Magyar viszonylatban nagynak számító vállalatoknál hajtottunk végre barnamezős átállásokat. Ezek mindegyike az előre kiszámított költségkereten és határidőn belül végződött, az ügyfelek pedig elégedettek voltak, mert a kockázatokat is minimalizáltuk”, mesél a tapasztalatokól Lakatos Bence.
Az S/4HANA-n túl is van élet
Hogyan zajlik egy barnamezős átállás? Először másolatot készítenek az éles rendszerről, a későbbiekben ez lesz az alapja a konverzió tesztelésének. Erre „ráengedik” az SAP által fejlesztett konverziós eszközt, amely a régi SAP rendszert – beleértve az adatokat és beállításokat – átforgatja az S/4HANA-ba. Az eszköz az ügyfél által írt (szakzsargonban: „Z-s”) kódot is vizsgálja. Az évek során összegyűlt, de ténylegesen nem használt egyedi programokkal – ez általában a teljes saját kód kétharmada – eleve nem kell foglalkozni. A tapasztalatok alapján a fennmaradó egyedi fejlesztések 80 százalékát automatikusan át lehet vinni, 15 százalékánál pedig az eszköz felajánlja, hogy mit és hogyan kell módosítani – ezeket a változtatásokat gyakorlatilag egyszerűen végig kell kattintgatni. A maradék 5 százalék lehet az a kódmennyiség, amelyet tényleg át kell írni.
Az átállást többször is elpróbálják, mielőtt élesben elvégeznék, ezzel biztosítva, hogy egy hétvége alatt minden sikerüljön. A BCS barnamezős S/4HANA konverziós projektjeinek mindegyike befejeződött legfeljebb egy év alatt (a leggyorsabb hat hónapig tartott) – egy greenfield projektnek általában az előkészítése ennyi idő.
No és hol marad mindebben az üzleti transzformáció? Azt meg lehet valósítani az átállást követő projektekben. „Az SAP két slágerterméke most a piacon az Ariba beszerzési rendszer és a Success Factors HR-megoldás. Érdemesebb ezeket is akkor bevezetni, amikor az ügyfél már látja, hogyan működik és mit tud az S/4HANA, így nem kell marketinganyagok alapján tervezni. Az átállásnál a teljes SAP termékportfóliót kell nézni, nem csak az S/4HANA-t”, mondja Fehér Ede.
És hogyan néz ki ez költségoldalról? Ha egy greenfield projektre mondjuk 2 milliárd forintot szán egy komplex SAP rendszerrel rendelkező nagyvállalat, a brownfield migráció megvalósítható 4-500 millió forintból. Ha még ugyanennyit fordítanak a követő projektekre, új modulokra, a régi, rosszul működő funkciók kiváltására, még mindig csak fele annyit költöttek, mintha az új bevezetés mellett döntöttek volna. „Nem beszélni kell a konverzióról, hanem bele kell ugrani, és több, de kisebb és kockázatmentesebb projekt révén elérni a kívánt végeredményt”, tanácsolja végül Fehér Ede.
