A közepes méretű vállalatok egyszemélyi tulajdonos-vezetőinek jellemző dilemmájuk, hogy a napi teendők mellett kevés idő és energia marad a stratégiai tevékenységre. Sokat segíthet ilyenkor a racionalizálás, azaz a területi felelősök kijelölése.
A hazai tulajdonú, dinamikusan növekvő közepes vállalatokra az jellemző, hogy tulajdonosa egyben a cég egyedüli vezetője is. Ennek eredményeként ugyanaz a vezető felel a vállalat piaci növekedéséért és a szervezet irányításáért is. Ez a fajta kettős teher a növekedéssel párhuzamosan sok tulajdonosnak egyre nagyobb kihívást jelent, hiszen az egyszemélyi vezetőnek nehéz úgy figyelnie a folyton változó piacokra, hogy közben az egyre komplexebbé váló belső folyamatokkal is bajlódnia kell – mutat rá Pádár Péter, a Deloitte feltörekvő középvállalatok üzletági csoportjának szakértője.
Kontrollcsoport
A tulajdonosok a piacszerzést, a piaci kapcsolatok ápolását nem szívesen adják ki kezükből, s ez természetes is, hiszen ez az, amiért vállalkozni kezdtek. Egy bizonyos pont után ugyanakkor szükség van a piaci törekvéseket támogató „hátországra” ahhoz, hogy a társaság tovább tudjon lépni, illetve az esetleges pénzügyi veszélyeket időben fel ismerje.
A vállalati struktúra fejleszthető, a növekedéssel járó szervezeti többletfeladatok egy részére idővel célszerű kialakítani egy menedzsmentet. Az egyszemélyi vezető terhei és állandó teendői lényegesen csökkenthetők azzal, ha a vállalkozás a megfelelő helyeken kontrollokat épít saját szervezeti rendszerébe. E kontrollok révén a tulajdonosnak már csak egyfajta felsőbb szintű ellenőrzési szerepe van abban, hogy a mindennapokban is minden az üzleti tervben meghatározottak szerint működjön.
Kontrollkörnyezet
Előfordulhat, hogy a növekedési pályára állt közepes vállalat tulajdonosa már nem képes egymaga jóváhagyni az összes átutalást, ellenőrizni a megrendeléseket, betűről betűre átböngészni a kevésbé jelentős szerződéseket, versenyeztetni a szállítókat, valamint foglalkozni a vevői tartozások behajtásával. Az egyes részfeladatok teljesítésére, ellenőrzésére egy fejlett rendszerben célszerű külön felelősöket dedikálni a szervezeten belül: meg kell határozni például, hogy ki hagyhatja jóvá a banki utalásokat, kinek kell ellenőriznie a vevőket, a kintlévőségeket stb. – vagyis létre kell hozni egy átgondolt kontrollkörnyezetet.
Beszámolási rendszer
A jó kontrollkörnyezet része a havi rendszerű beszámolási rendszer, amelynek segítségével egyértelműen nyomon követhetőek az egyes vállalati tranzakciók, és amely abban is segít, hogy a tények a tervekkel folyamatosan összehasonlíthatóak legyenek. A havi riportok, beszámolók segítségével könnyebben felfedezhetők a működésbeli hibák, legyen szó a nem megfelelő készlet- vagy munkaidő-nyilvántartásról, vagy az egyéb módszerekkel nehezen nyomon követhető esetleges belső csalásokról.
Az áttekinthető és hatékony kontrollrendszer azért is fontos, mert a válság hatására a transzparens működésre vonatkozó banki elvárások is sokkal komolyabbak.
Összeállította: Mártonffy Attila
