Magyarország legrégibb közhiteles nyilvántartása az anyakönyvi rendszer – ezért elektronizálása az egyik legnehezebb feladat lehet.
Régi adósságát törleszti az államigazgatás az anyakönyvezési rendszer modernizálásával. Az anyakönyv a legalapvetőbb személyügyi nyilvántartás: minden más személyügyi nyilvántartást ebből vezetnek le, ez alapján készülnek a személyi igazolványok, az útlevelek.
Ehhez képest az anyakönyvezés most is úgy zajlik, mint 1896-ban, amikor az állam átvette a feladatot az egyházaktól. Alapja egy-egy esemény (születés, házasság, halál): ezeket akkor és ott vezetik be a nyilvántartásba, amikor és ahol történnek. A nyilvántartás területileg elosztott (több mint 2000 helyen zajlik anyakönyvezés), és ma is papír alapú. Ennélfogva hiteles kivonatot csak a területileg illetékes anyakönyvi hivataltól lehet kérni.
Középpontban az ember
Az EKOP-2.1.7. pályázaton elnyert közel egymilliárd forintból a KEK KH alapvetően átalakítja ezt a rendszert.
„Nagyon lényeges, hogy nem egyszerűen elektronizáljuk a meglévő folyamatokat: először kidolgoztuk az új nyilvántartás szakmai kereteit – ezekhez készültek el a szükséges jogszabályok –, majd mindennek megfelelően történik az informatikai fejlesztés” – mondja Vetési Iván, a KEK KH elnöke.
Az elektronizálás főként a központosítást és az egységesítést teszi lehetővé. „Az átalakítás lényege, hogy a bejegyzéseket immár nem az eseményekhez, hanem az egyes emberekhez rendeljük hozzá; így tehát az emberekhez kapcsolódnak események, és nem az eseményekhez emberek” – érzékelteti a különbséget Tekler Vilmos projektvezető. Ez alapvető szemléletbeli változás: a korábbi négy helyett egyetlen, nem területi, hanem központi anyakönyv lesz, az adott személyhez kapcsolódó összes anyakönyvezendő eseményt és adatot tartalmazva.
A központi elektronikus anyakönyv az államigazgatás és az állampolgárok mindennapjait is megkönnyítik majd. Az anyakönyvi bejegyzések más nyilvántartásokban elindíthatnak változásokat, folyamatokat: egy házasságkötés alkalmával megváltozhat a név (ezt át kell vezetni a név- és lakcímnyilvántartásban), de ugyanezen ok miatt szükség lehet a személyi okmányok cseréjére is. Az állami eljárások során pedig a magánszemélyeknek nem kell anyakönyvi kivonatot bemutatniuk adataik igazolására, hiszen az ügyintéző elektronikusan is lekérdezheti azokat. És ha mégis szükség lenne anyakönyvi kivonatra, az bárhol igényelhető lesz.
Fejben átállni
Idén januárban kezdődött a projekt érdemi része. Most a szükséges informatikai eszközök már nemcsak rendelkezésre állnak, hanem működőképes állapotban vannak. Minden jó úton halad, hogy a törvényben előírt határidőben, 2014. július 1-jén az elektronikus anyakönyvi nyilvántartás megkezdje éles működését, mondja Tekler Vilmos.
Informatikai-technológiai oldalról az egyik legkomolyabb probléma az adatok biztonságos és tartós megőrzése volt. A most rögzített elektronikus adatoknak 80–100 év múlva is olvashatóknak kell lenniük. Olyan adatstruktúrát és architektúrát kellett kialakítani, amely a ma még ismeretlen technológiák, környezetek esetében is lehetővé teszi a nyilvántartás migrálását.
A papír anyakönyvek teljes digitalizálása óriási munka, ezért ezzel nem is próbálkoztak. A jogszabály előírja, hogy milyen események kapcsán kell a korábbi bejegyzéseket elektronizálni – például házasságkötéskor beviszik a rendszerbe a férj és feleség születési anyakönyvi adatait is. Így viszont évtizedekig párhuzamosan fog létezni az elektronikus és a papír anyakönyv.
Meg kell oldani a nagyjából 3000 anyakönyvvezető felkészítését, oktatását is. „Több mint százéves, a szó jó értelmében meggyökeresedett közigazgatási eljárás változik meg szinte egyik pillanatról a másikra” – magyarázza Tekler Vilmos. „Az anyakönyvvezetőknek is át kell állítaniuk a gondolkodásmódjukat, ez óriási kihívás számukra.” Felkészítésüket, oktatásukat elektronikus tananyag is segíti, de egy ideig esetleg lassabban fognak majd dolgozni.
