A versenyképesség megőrzésének egyik leghatékonyabb eszköze a hatékonyság javítása – a dokumentumkezelésben is.
A mai gazdasági helyzetben a pénzintézetek, biztosítótársaságok figyelme főleg az ügyfélszerzés, a régi ügyfelek új megoldásokkal való kiszolgálása felé fordul. Teszik mindezt úgy, hogy a kapcsolatépítés, a kommunikáció mindmáig nagyrészt nyomtatott dokumentumokra épül, amelyek manuális előállításában, kezelésében felettébb sok a hibalehetőség; a dokumentumok mennyisége és sokfélesége éppenséggel nem kedvez a hatékonyság javításának.
„Valljuk be őszintén: nyomtatott dokumentumot szinte minden cégnél vagy intézménynél szép számban találunk, ráadásul ezek a dokumentumok igen sokfélék is, és folyamatosan változnak, néha a törvényi előírásokat követve, máskor a cég aktuális üzeneteihez igazodva” – mondja Czifra András, a Qualysoft vezérigazgató-helyettese.
A szakember úgy véli, az automatizált dokumentumkezelésben piaci rést találtak. Az állami támogatással kifejlesztett Docflow olyan dokumentumgyár alapja, amelyben a lehető legkevesebb manuális munkával születhetnek személyre szóló levelek, szerződések, felszólítások vagy reklámlevelek. Ezek előállítása a hagyományos irodai programcsomagokkal idő- és munkaigényes, sok hibalehetőséget rejt.
A Docflow-ban alkalmazott szerep alapú hozzáférés-kezelő rendszer viszont lehetővé teszi, hogy a jogokat egyes dokumentumkomponensekhez és vonatkozó funkciókhoz rendeljék, így a szervezet jogi és marketingrészlegei csak a számukra kínált komponensek karbantartására jogosultak, a template-gyűjtemény ugyanakkor hierarchikusan építhető fel, ezért a jogi vagy arculati változásokat elegendő egy helyen átvezetni, ami az egységes kommunikáció kulcsa.
|
Dokumentumgyár |
|---|
|
Alkalmazási területek:
|
A megszemélyesített dokumentumok automatizált előállítása minden iparágban más-más követelményeket támaszt – emeli ki Czifra András –, a Docflow azonban jól integrálható a vállalati alkalmazásokhoz és meglevő adatforrásokhoz: adatbázisokhoz, adattárházakhoz, vállalatirányítási és ügyfélkapcsolat-kezelő rendszerekhez, és ellentétben a hagyományos rendszerekkel, űrlapokat és dokumentumokat, valamint ezek kombinált előállítását is támogatja.
Kelenhegyi Péter
