Nemcsak költségeket takarít meg, de a rendkívüli helyzetekre is gyorsabban reagálhat a Borsod Volán az új videokonferencia-rendszere révén.
Senki nem utazna szívesen oda-vissza legalább három órát egy pár órás vállalati értekezlet kedvéért. Márpedig a Borsod Volán sátoraljaújhelyi területi igazgatójának legalább fél munkanapját kellett rászánnia, amikor a rendszeres igazgatói értekezletekre kellett bemennie Miskolcra. De nemcsak neki, hanem más területi vezetőknek is sok idejét vette el a vállalat irányításához amúgy szükséges megbeszélésekre való utazás – mesél Simkó Zoltán, a társaság informatikai osztályvezetője arról, miért merült fel egy videokonferencia-rendszer bevezetésének az ötlete. (Csak egy adalék: a cikk alapjául szolgáló beszélgetés is videokonferencián zajlott a Borsod Volán központja és a KFKI bemutatóterme között.)
Nagy beruházás nélkül
A rendszeres értekezletek mellett a rendkívüli helyzetek kezelésében is szükség volt fejlesztésre. A tavalyi árvizek idején minden reggel operatív értekezletet kellett tartani, hogy hatékonyan tudjanak reagálni a folyamatosan változó helyzetre. „Akkoriban nagyon jól jött volna a videokonferencia-rendszer, mert voltak olyan telephelyek, amelyek el voltak vágva a külvilágtól, vagy közúton csak nagy kerülővel lehetett megközelíteni a településeket” – mondja Simkó Zoltán.
A videokonferenciás rendszer üzemeltetésére nemcsak igénye, hanem lehetősége is volt a vállalatnak. Az isdn-telefonrendszert már 2007-ben lecserélték ip-telefonra, 2010-ben pedig a bérelt vonali hálózatukat is ip alapokra helyezték: a telephelyek és a központok között két megabites vonalak húzódnak, a központ pedig 20 megabites sávszélességgel éri el az internetet. Mivel az infrastruktúra tökéletesen megfelel a videokonferencia-rendszer igényeinek is, a hálózaton semmilyen újabb beruházást nem kellett végrehajtani.
Mobilról is
Többféle videokonferenciás rendszert is megvizsgáltak a cég szakemberei, míg végül a Tandberg megoldása (Quick Set C20) és a T-Systems VideoGate szolgáltatása mellett döntöttek. A miskolci központban és az öt kiválasztott telephelyen nagyfelbontású lcd-tévék fogadják és hd-kamerák adják a képet; a nagy képernyőre azért volt szükség, hogy a megosztott dokumentumok is jól láthatóak legyenek. A KFKI-val és a Magyar Telekom-csoport más tagjaival régi és jó együttműködése van a vállalatnak.
A néhány tízezer forintos havi díjért igénybe vehető VideoGate-et azért tartotta előnyösnek a Borsod Volán, mert így elkerülhette a rendszer kiépítésének és karbantartásának feladatait és költségeit. Nincs szükség saját szerverre és szoftverre, így nem is kell azt üzemeltetni, frissíteni – ez több tízmillió forintos beruházástól mentette meg a társaságot. Ráadásul pluszköltség nélkül tarthatnak videokonferenciát a rendszert használó többi ügyféllel.
| A társaság számokban |
|---|
|
Mobileszközről is működik a VideoGate: a vezérigazgató hordozható számítógépére telepítették a szoftverklienst és kapott egy hd-felbontású webkamerát. Így ő mobilneten keresztül bárhonnan be tud kapcsolódni a videokonferenciákba, ezzel adott a lehetősége annak, hogy egy budapesti megbeszélésbe be tudja vonni a szakmai kérdésekben kompetens vállalati kollégáit, Budapestre utazásuk nélkül.
Kifelé is nyitni
Számos előnnyel szolgál a Borsod Volán számára a videkonferencia-rendszer. Kíméli a munkatársak idejét, a cég költségeit (évente több millió forint), és nem utolsósorban a környezetet. Többé nem fordul elő, hogy valaki elfelejt behozni egy dokumentumot, iratot az értekezletre: mivel mindenki a saját munkakörnyezetéhez közel kialakított tárgyalóból vesz részt a konferencián, a papír alapú vagy a számítógépén lévő adatok minden pillanatban a rendelkezésére állnak, és azokat meg is tudja osztani a többi résztvevővel a videokonferencia-rendszeren keresztül. A telephelyek nemcsak a központtal, hanem egymással közvetlenül is könnyen kapcsolatba léphetnek.
Újabb telephelyek bekötését egyelőre nem tervezik. „Az igazán komoly továbblépés az lenne, ha partnervállalataink és az államigazgatás velünk kapcsolatban álló szereplői is alkalmaznák a szolgáltatást, mert így könnyen és hatékonyan teremthetnénk velük kapcsolatot” – teszi még hozzá Simkó Zoltán.
Schopp Attila
