Ahhoz, hogy egy vállalat intelligensen és összefüggően működjön, hatékony csapatmunkára van szükség. Ennek egyik alapvető és korszerű támogatója a Microsoft SharePoint infrastruktúra.
Napjainkban, amikor a vállalatok eddig soha nem látott mértékben használják az információtechnológiai eszközöket, egyre jobban háttérbe szorul a szervezeti egységek közötti, illetve a munkacsoporton belüli együttműködés – mondja Pozsony Balázs termékmenedzser. Jóllehet a vállalati hatékonyság – a kontinenseken átívelő, hatalmas piaci versenyben – mindinkább azon múlik, miként oldják meg a sokszor egymástól földrajzilag elkülönülő, PC-k mögé „bújó” munkatársak közötti együttműködés feltételeit, beleértve a kommunikációt vagy az adatok és információk megosztását, elérhetőségét.
Munka a megszokott felületen
A SharePoint technológia segítségével lehetőség nyílik arra, hogy az Outlook 2003-ban ne csak a korábban megszokott – az Exchange Server adatbázisában tárolt – háttérinformációkat (feladatokat, találkozókat, névjegyeket stb.) érjük el, hanem olyan, úgynevezett megosztott (virtuális) munkaterületeket is, ahol azokat a közös dokumentumokat tárolhatjuk intelligens módon, amelyeken egyszerre többen dolgoznak. Így nemcsak a hálózatot és a tárolóeszközöket nem terhelik a nagyméretű mellékletek, hanem a dokumentumokon folytatott közös munka is jóval egyszerűbbé válik a verziókövetés, a változásértesítési lehetőségek, a digitális tartalomvédelmi szolgáltatások, illetve a valós idejű kommunikációt elősegítő megfelelő eszközök révén.
Központi dokumentum- és képtár
A Microsoft SharePoint Services dokumentum- és képtárolója a vállalati állománykiszolgálók és PC-k fájlmegosztásainak utódja.
Egy 2002-es Gartner-tanulmány szerint a vállalatoknál található digitális információk több mint 80 százaléka különálló PC-k merevlemezein és azok személyes mappáiban található, megosztásukat a PC-k állomány- és nyomtatómegosztási szolgáltatása biztosítja. Ez meglehetősen riasztó, ha csak arra gondolunk, hogy miképpen oldható meg az adatok rendszeres, tervszerű archiválása.
A Windows SharePoint Services azonban ezen a téren is jóval többet nyújt az eddig megszokott, egyszerű fájlmegosztásnál – hangsúlyozza a termékmenedzser. Ma már úgyszólván alapvető elvárás, hogy a dokumentumokat több munkatárs egyidejűleg szerkeszthesse. Ez a SharePoint Services minden jogosult felhasználó által elérhető, közös dokumentum- munkaterületéről történhet. Innen bármelyik munkatárs kiveheti a dokumentumot kizárólagos szerkesztésre (a többiek ezalatt csak olvasni tudják), majd visszahelyezheti (check in/out), ha végzett a munkával. A felhasználók által végzett változtatásokat többféle módon képes kezelni a rendszer („győz” az egyik változat vagy összefésülés), a kivétel-viszszahelyezés pedig akár az e-mailek csatolmányához hasonló módon (megosztott csatolmány) is történhet (ez ma a dokumentumok mozgatásának legelterjedtebb és legszélesebb körben ismert módja).
Szervezőlisták
A Windows SharePoint Servicesben lévő szervezőlisták adják a hatékony csapatmunkához a hátteret; minden olyan információt egy helyen gyűjtenek össze, és interaktívan szolgáltatnak, melyre a munkacsoport tagjainak közösen és naprakészen szükségük van. A szervezőlisták elemei együttműködő és információs listákra bonthatók, ezek között átfedés van.
Az együttműködő listák közé sorolhatók a bejelentések, a feladatok és az események, amelyekkel a munkacsoport tagjai az időigényes egyeztető megbeszélések nagy részének mellőzésével, időben és energiában hatékonyabban tudnak dolgozni, kevesebb emberihiba-lehetőséggel.
Az információs listák között szerepelnek azok a kontaktok és linkek, amelyek a munkacsoport minden tagját szinkronizálják, így mindenki folyamatosan naprakész információkkal tud dolgozni.
