Sok olyan intézmény létezik, amely lényegében egymástól független adatszigeteket tart fent. Ráadásul az irodai eszközök és az alapvető, egyre inkább szoftverekre épülő üzleti folyamatok között sem látunk elég erős kapcsolatot.
Ebben az évtizedben az információval végzett munkát segítő eszközök jelentős, új hulláma fog létrejönni – véli Jeff Raikes, a Microsoft Productivity and Business Services csoportjának alelnöke. A kérdés lényegében már csak az, hogyan lehet minél jobban elősegíteni az információval végzett munkában rejlő lehetőségek kiaknázását.
Az 1980-as évekre visszatekintve azt láthatjuk, hogy a hangsúly a tartalom létrehozását, a tartalom elkészítését szolgáló eszközökön volt. Az elmúlt tíz évben azonban drámai mértékű változáson ment keresztül a munkavégzési kultúra. Mindezek ellenére – az e-mail, az internet és az intranetek robbanásszerű terjedését is figyelembe véve – az emberek úgy érzik, hogy nem tudnak olyan hatékonyan együttműködni, mint amennyire szeretnének.
Jeff Raikes szerint olyan digitális eszközökre van szükség, amelyek segítségével a felhasználók kapcsolatot teremthetnek a különálló adatszigetekkel, az üzleti folyamatokkal és a hasonló eszközökkel dolgozó más felhasználókkal. Lényegében ez motiválta őt és munkatársait az új Office stratégiájának megalkotásakor.
Döntéshozói kettősség
Az emberek megcsömörlöttek az információktól, frusztrálja őket a nagy adatmennyiség, az, hogy nem mindig tudnak hozzájutni a számukra fontos információkhoz, amikor szükség van rájuk. Döntéshozóknál gyakran tapasztalni azt a kettősséget, hogy miközben nagyon örülnek az e-mail előnyeinek, nem igazán tudják, mit is kezdjenek az azonnali üzenetkezeléssel. Még nem kézenfekvő, hogyan alakítsanak ki olyan munkavégzési kultúrát, hogy az interneten és az intraneten elérhető információkat vagy az elektronikus kommunikációt, például az e-mailt valóban a hatékonyság növelésére, s ne az információval végzett munka megzavarására használják.
Különféle módokon együttműködünk másokkal, információkat, tartalmat, ismereteket kell előállítanunk, és azokat másokkal megosztanunk. Intézkednünk kell, döntéseket kell hoznunk, tovább kell lépnünk, és hatékony kommunikációt kell folytatnunk. Ha megvonjuk a mérleget, hatalmas értéknövekedés állt be, de sok esetben kétes eredményekkel. Különbözőek lettek az eszközök és interfészek is, az emberek sokféle eszközt használnak.
Nemcsak az asztali számítógép, de a hordozható gép, a tábla-PC, a Pocket PC, a Pocket PC-hez csatlakozó telefon és már az intelligens telefon is elérhető közelségbe került.
Ezért célszerű egy új fogalom, az „információmunkás” kifejezés bevezetése. Ez Jeff Raikes szerint igen fontos lenne, mert azt jelezné, hogy a szoftveriparban hagyományosan használt „tudásmunkás” fogalmánál szélesebb körben kell gondolkodni. Például egy kórházigazgató és egy repülőgép-pilóta is digitális eszközöket használ napi munkája során az információtovábbítási és információfeldolgozási folyamat részeként, ami ráadásul alapvető jelentőségű a munkavégzésük szempontjából, s ezért őket „infomunkásoknak” kell nevezni.
Az információk felhasználása
Raikes szerint ebben az évtizedben sokkal nagyobb teret fog nyerni a képernyőről olvasás. Ehhez hozzávehetők további előnyök is, például az elektronikus széljegyzetelés és a jegyzetek gyors megosztása másokkal. A hang, a mozgókép és a hálózat egyesülése egyetlen digitális átviteli közegben meg fogja változtatni kapcsolattartásunkat másokkal. Sokkal egyszerűbb lesz távértekezleteket tartani. Az írótáblához hasonló technológiákkal a jegyzetelés módszere változhat meg, aminek következményeképpen gyorsabban válthatók tettekre az információk.
