Egy jó dokumentumkezelő rendszer nem csupán azt jelenti, hogy nincs többé elveszett irat.
Bizonyos értelemben minden szervezet ugyanazt várja el az ideális iratés dokumentumkezelő rendszertől: a beérkező és belül keletkező iratok útja minden esetben nyomon követhető legyen, azonnal vissza lehessen keresni őket, a velük végzendő feladatok pedig szabályozottak és követhetők legyenek. Ugyanakkor nincs két egyforma vállalat, szervezet, mindenhol kicsit másként határozzák meg a munkafolyamatokat, a jogosultságokat, az aláírásrendeket, és ebből következően az iratkezelési szabályokat.
A helyzetet tovább bonyolítja, hogy szinte valamennyi szervezet rendelkezik olyan célmegoldással (crm, archiválórendszer, erp stb.), amelyhez egy dokumentumkezelő rendszernek kapcsolódnia, integrálódnia kell.
A MonDoc System átfogó, integrált megoldást biztosít.
„A rendszerető rendszerező”
Egy korszerű dokumentumkezelő szoftverrel szemben támasztható egyik legfontosabb követelmény, hogy egységes rendszer legyen, amely ugyanakkor alkalmas az egyéni igények kielégítésére – mondja Kun Éva, a Montana elnöki tanácsadója.
Ezeket az igényeket ideálisan egy modulárisan felépülő dokumentumkezelő rendszerrel lehet kielégíteni, amely rugalmasan bővíthető, igény szerint továbbfejleszthető, és biztosítja az összekapcsolást, integrálást a már meglévő rendszerekkel.
Minden szervezet és cég számára fontos, hogy a rendszer tudja követni a hivatali hierarchiát, az it-biztonsági, jóváhagyási és aláírási rendet. Az iratokhoz csak annak és csak olyan formában szabad hozzáférést biztosítani, akinek arra jogosultsága van. A jó irat- és dokumentumkezelő rendszer – teszi még hozzá Kun Éva – végigköveti a dokumentumok teljes életútját, és eközben rugalmas keresési funkciókat biztosít.
Az ügyviteli folyamatok támogatása is minden szervezet számára egyre fontosabb, hiszen a szervezet hatékonyabb és átláthatóbb működését segíti elő.
A Montana MonFlow nevű terméke általános megoldást kínál a munkafolyamatok támogatására, amellyel a legbonyolultabb munkafolyamatok is leképezhetők, és minden későbbi változás könnyedén az ügyfél által átvezethető, így rendkívül költséghatékony megoldás.
