Mint szinte minden it-piaci szegmens, a dokumentumkezelési piac is átalakulásokon megy keresztül. A változásokat – nem meglepő módon – az idézi elő, hogy a vállalatok le akarják szorítani költségeiket, illetve a legkorszerűbb modellek segítségével versenyképesebb megoldásokat akarnak bevezetni.
A dokumentummenedzsment (dm) manapság már olyan összetett folyamat, hogy egyre integránsabb részét képezi egy nagyobb kiterjedésű fogalomkörnek, a vállalati tartalomkezelésnek (ecm) – s a neves piackutató cégek is ekként kezelik, nemigen vizsgálva külön az ecm-piactól.
A piac most…
A Gartner szerint a globális ecm-piac – noha az utóbbi két-három évben csak egy számjegyű volt a növekedés – a dinamikus bővülés jeleit mutatja. (Viszont Kelet-Európában két számjegyű volt a növekedés.) Míg 2009-ben a megelőző évhez képest 5,1 százalékkal, 3,6 milliárd dollárra nőtt a piac értéke, addig 2010-ben 7,6 százalékos növekedést regisztráltak, amivel a szállítók bevétele 3,9 milliárd dollárra emelkedett.
A globális piaci részesedést illetően is némi változás állt be a dobogós helyeken: az EMC, az IBM és az OpenText összesített részesedése a 2008-as 51 százalékról 2010-re 48 százalékra csökkent. Ám ezen belül az OpenText növelte részarányát a másik két szállító rovására.
…és később
A jövőben a dokumentumkezelő rendszereket és piacot sem kerüli el a versenyképesség-növelő innováció. Előrejelzések szerint az egyre inkább horizontális szolgáltatásokká váló rendszerekbe beépítenek egyfajta tartalomelemző képességet is, továbbá kibővül a dokumentum definíciója is olyan fogalmakkal, mint a hipertext vagy az xml alapú tartalom (blog, wiki, online listák).
Elindul lassan a dokumentumkezelés felhősödése is, bár a folyamatok természete miatt a legtöbben szkeptikusak ez ügyben. Az viszont teljes mértékben elképzelhető, hogy a képkezelés egyenrangú lesz a dokumentummenedzsmenttel.
Itthoni pillanatkép
Mindezzel együtt jár, hogy a dm már Magyarországon sem csak a nagyvállalatok kiváltsága, megjelenik a kis- és közepes vállalkozásoknál is. Igaz, hogy nem komplex rendszerekre kell gondolni, hanem a különféle erp-rendszerekhez csatolt, kisebb tudású dm-modulokra. De nem csak az erp-hez adnak dokumentumkezelést, újabban a tárolási szoftverek mellé is dukál alap dm-megoldás – fejtegeti Fauszt Gábor, az IDC Hungary vezető elemzője.
Az természetes, hogy a nagyvállalatoknál – itt is főként a jellemzően sok dokumentummal dolgozó banki világban – egyre automatizáltabb rendszerek szolgálják ki az igényeket. A költségcsökkentés jegyében több nagy számlakibocsájtónál (elsősorban közműcégek és távközlési szolgáltatók) bevezették az elektronikus számlát, de más helyeken is fontolgatják alkalmazását. Ugyanakkor a cégek közötti elszámolásokban is egyre több helyen vezetik be az elektronikus számlázást.
A felhőszolgáltatás viszont nagy valószínűség szerint nem fog nagy mélységekig beszivárogni a dokumentumkezelésbe, legfeljebb csak annak archiválási, tárolási részébe, s ott is csak a nem érzékeny dokumentumok esetében.
Átmenet a felhőbe
Mindez nem riasztja el a gyártókat és szolgáltatókat attól, hogy a felhőszolgáltatások körüli felhajtás hullámait kihasználva sorra mutassák be felhőre alapozott megoldásaikat, amelynek új nevet – cloud content management, azaz ccm – is találtak. Mivel azonban már a dokumentum- vagy tartalomkezelés fogalma is meglehetősen tág körű (nem beszélve a számítási felhőről), elég sok minden befér a ccm címkéje alá.
A legegyszerűbb – és talán a leginkább magától értetődő – a tartalomhoz való hozzáférés biztosítása a felhőn keresztül. Ilyen a Box.net idén tavasszal bemutatott ECM Cloud Connect megoldása, amely egyaránt csatlakozik a vállalati tartalomkezelő rendszerhez és a Boxhoz. A csatlakozás után az ECM Cloud Connect automatikusan szinkronizálja az adatokat a céges rendszer és a felhő között: a vállalatok bizonyos tartalmakat nyugodtan „kipakolhatnak” a felhőbe, megtartva az eredeti mappastruktúrát, engedélyeket és verziókövetést; a megváltozott tartalmakat pedig bármikor visszamenthetik a belső rendszerbe.
Az ECM Cloud Connect révén a felhőben tárolt tartalom bárhonnan és bármilyen eszközről (egyebek között táblagépekről és okostelefonokról) könnyen elérhető. Ugyancsak egyszerűen lehet megosztani a tartalmat külső felekkel: a partnereknek csupán egy weblinket kell elküldeni, és ők közvetlenül a böngészőből tekinthetik meg a tartalmat, legyen szó akár multimédiás állományokról.
Minden folyamatra
A felhőből azonban a vállalati tartalomkezelés többi munkafázisa is kiszolgálható. A SpringCM software as a service (saas) szolgáltatása például a folyamat elejére, a dokumentumok rögzítésére is kínál megoldást. A szokványos irodai alkalmazásokból egyenesen a felhőbe menthetők a dokumentumok; e-mail-címek és faxszámok rendelhetők bármelyik online mappához, hogy az oda érkező tartalom automatikusan bekerüljön a rendszerbe; közvetlenül a rendszerbe lehet szkennelni vagy nyomtatni; és a felhőszolgáltatásban is elvégezhető az optikai karakterfelismerés vagy a konvertálás.
De ezen túlmenően az olyan feladatok is megoldhatók a felhőn keresztül, mint a szűken vett dokumentumkezelés (felcímkézés, osztályozás, megosztás, keresés), a munkafolyamatok és az együttműködés támogatása, a dokumentumok célba juttatása, a megőrzés vagy a jelentéskészítés.
Támogatói szerint a felhőben végzett dokumentumkezelés nemcsak a cloud-szolgáltatásoknak általánosan tulajdonított előnyöket kínálja (kisebb beruházás, rugalmasság, folyamatos frissítés), hanem lebontja azokat a korlátokat is, amelyek a belső vállalati tartalomkezelő rendszereket oly sokszor jellemzik. Mivel mindenki ugyanazon a kezelőfelületen keresztül dolgozik, a felhőben kezelt és tárolt adatokat könnyebb megosztani (és nemcsak cégen belül, hanem külső partnerekkel is), ha pedig többen és többször, valamint tovább használják a tartalmat, annak hasznos élettartama is megnő, és a dokumentumkezelő rendszer nem „irattemető” lesz, hanem a hasznos vállalati információk könnyen hozzáférhető tárhelye.
Elektronikusan tárolva
Van még egy területe a dokumentumkezelésnek, ahol kimondottan érdemes lehet szolgáltató segítségét igénybe venni: ez pedig a digitális archiválás. Ennek elvi lehetőségét már a 2001-ben elfogadott, az elektronikus kereskedelmi szolgáltatásokról szóló törvény megteremtette, bár a digitális archiválás szabályait csak egy 2007-es minisztériumi rendelet fektette le.
A legfontosabb szabály, hogy a megőrzésre kötelezettnek a megőrzési kötelezettség lejártáig (11 évig) folyamatosan biztosítani kell az elektronikus dokumentumok értelmezhetőségét (olvashatóságát); ráadásul a megőrzést oly módon kell biztosítani, amely kizárja az utólagos módosítás lehetőségét, védi a dokumentumokat a törlés, a megsemmisítés, a véletlen megsemmisülés és sérülés, valamint a jogosulatlan hozzáférés ellen. A gyakorlatban ez általában úgy néz ki, hogy a dokumentumot elektronikusan aláírják.
A gondot itt az informatikában rendkívül hosszú, 11 éves időtáv jelenti, és nem is elsősorban az adathordozók és szoftverek elavulása miatt. A digitális aláírásokhoz és időpecséthez használt titkosító kulcsok ugyanis tanúsítványokon alapulnak, a tanúsítványok jellemzője pedig az, hogy időnként lejárnak. Ha az aláíráshoz használt tanúsítványok lejártak – márpedig Magyarországon minősített aláírás létrehozására alkalmas tanúsítványokat legfeljebb két évre szabad kibocsátani –, akkor az aláírt iratok többé már nem hordozzák bizonyító erejüket, illetve nem megállapítható a hitelességük.
Tanúsítványok rejtelmei
A probléma kiküszöbölésére az elektronikusan aláírt dokumentumokon időbélyeget is el szoktak helyezni. Ha az érvényes aláíráson időbélyeget helyezünk el, az érvényesség addig bizonyítható, amíg az időbélyegzés szolgáltató tanúsítványa érvényes.
Egy szervezet, vállalat maga is eltárolhatja elektronikusan a dokumentumait, és gondoskodhat arról, hogy időről időre új időbélyegzővel lássák el az elektronikusan aláírt dokumentumokat. Egy jól működő és hiteles archívum fenntartása ugyanakkor meglehetősen bonyolult feladat. Nem csak megbízható, fizikailag és informatikailag is biztonságos rendszer kell hozzá, de folyamatosan figyelemmel kell kísérni az elektronikus aláírás technológiájának fejlődését és az igénybe vett szolgáltatók működését.
Megszabadulhat ezektől a gondoktól a vállalat, ha elektronikus archiválási szolgáltatót vesz igénybe. A szolgáltatókat a Nemzeti Média- és Hírközlési Hatóság (NMHH) akkreditálja, és utána is rendszeresen ellenőrzi működésüket, a jogszabályoknak való megfelelésüket. A nála tárolt dokumentumokat rendszeresen felülbélyegzi, hogy az aláírások, időbélyegzők mindenkor hitelesek maradjanak. Mindezeket magas szintű fizikai védelem egészíti ki, hogy az elektronikusan tárolt dokumentumokat a fizikai veszélyektől is megóvják. A szigorú feltételek azt is jelentik, hogy egy minősített szolgáltató által őrzött dokumentum alapértelmezés szerint hiteles.
Közigazgatási egységesítés
Speciális területe a dokumentumkezelésnek a közigazgatás. Tavaly decemberben döntött a kormány arról, hogy egységes iratkezelést vezet be a központi közigazgatásban a tárcáknál jelenleg szétszórtan működő dokumentumkezelési rendszerek helyett – mondja Fekete Gábor, a Közigazgatási és Igazságügyi Minisztérium (KIM) e-közigazgatásért felelős helyettes államtitkára. A feladat első lépése az volt, hogy a KIM még ugyancsak tavaly egységesítette a központi iratkezelési szabályzatokat. A következőkben még az idén elindul az egységes rendszer bevezetése uniós támogatással – először a KIM-ben, majd fokozatosan a többi közigazgatási területen.
A kormányhivatalokban lévő rendszerek azonban általában nem önmagukban léteznek, hanem integráltan működnek a különféle szakigazgatási rendszerekkel. Ez nagyon jó dolog, de megnehezíti a régi iratkezelő cseréjét korszerűbb megoldásra. A csere során ügyelni kell tehát arra, hogy ne legyen veszélyben sem a szakrendszerek, sem a háttéradatbázisok integritása. Segít az összekapcsolhatóságon az egységes szabványok alkalmazása. Fontos feladat az is, hogy a napról napra hízó központi nyilvántartások a jövőben is fennmaradjanak, illetve archiválhatók legyenek.
A jövendő, egységes iratkezelési rendszernek számos új követelménynek kell megfelelnie. Bonyolítja ugyanakkor a helyzetet, hogy ezeket a követelményeket még a jelenlegi jogszabályok sem tartalmazzák, így a jogi szabályozás még ebben az évben alapos felülvizsgálatra fog szorulni. Annál is inkább, mert például az elektronikus aláírásról már régóta létező paragrafusok alkalmazását a központi közigazgatásban a jelenlegi jogszabályok, furcsa, de kizárják, s el vagyunk maradva az elektronikus azonosításban is az Unió közigazgatási gyakorlatától. Szükség van az elektronikus közszolgáltatásokról szóló törvény újraírására is, mivel annak hatályát az Ügyfélkapuról ki szeretnék terjeszteni az egyéb ügyintézési módokra is.
Új technológiák
Gondolni kell az állampolgárok elektronikus ügyintézési lehetőségeire is az állami és közigazgatási hivatalokkal. Ebben nagy segítség az a tény, hogy az emberek más területeken – például e-banking – egyre intenzívebben használják a különféle elektronikus csatornákat. Fontos viszont arra ügyelni az új e-közigazgatási csatlakozási pontok kialakításakor, hogy a kapcsolatot már nem pusztán a vezetékes internet és egy pc jelenti, hanem egyre jobban a mobilinternet és az okostelefonok, illetve újabban a táblagépek szimbiózisa.
Sajnos, jelenleg mind a központi, mind a helyi közigazgatás jelentős mértékben el van maradva a rendelkezésre álló technikai eszközök használatában is, és sok esetben maguk a jogi szabályok is korlátozóan hatnak. Ezért olyan jogi környezetet kell alkotni, amelyben az állampolgárok úgy indíthatnak ügyet, hogy annak lezárása is elektronikus formában történjen, legyen ez elektronikus határozat vagy fizetés.
Nyitrai Zsolt, a Nemzeti Fejlesztési Minisztérium infokommunikációs államtitkára szerint az államigazgatásban az elektronikus dokumentumkezelés a jövőben évi 12 milliárd forintos megtakarítást eredményezhet.
Mártonffy Attila–Schopp Attila
