A koronavírus járvány a projektmenedzsment és projektportfólió-menedzsment hiányosságaira is ráirányította a figyelmet. Ahol transzparensek voltak a priorizálási és döntéshozatali folyamatok, és működött az erőforrás-menedzsment, ott a Covid-19 okozta átállás technikai problémává degradálódott. Ott azonban, ahol a projektekkel kapcsolatos háttérfolyamatok nem működtek jól, felerősödtek a problémák, ami miatt ígéretes projektek is sokszor a süllyesztőjében végezték. Mit tehetnek a szervezetek, hogy erőforrás-égetés helyett határidőre leszállított projekteket vigyenek?
A járvány felgyorsította a digitalizációt, és ez a szakemberekre is extra terhet ró. A munkanapok hossza megnyúlt, ahogy a futó projektek száma is megsokszorozódott. A nagy nyomás miatt nincs idő megfelelően elemezni az igényeket és követelményeket, ami a projektek későbbi szakaszában erőteljesen visszaüt, ráadásul jóval több pénz és erőforrás megy kárba az újratervezéssel. A szervezetek sokat tehetnek azért, hogy ésszerű folyamatokkal, munkaszervezéssel csökkentsék a túlterheltséget, és növeljék a hatékonyságot.
„Azt látjuk, hogy a legtöbb cégnél a priorizálással vannak gondok. Tudomásul kell venni, hogy egy szervezet projektleszállító kapacitása nem növelhető korlátlan mértékben, egy ember tud naponta 10-12 órát dolgozni egy darabig, amíg ki nem ég, de ennél többet nem. Ha az összes elvégzendő feladat ezt meghaladja, és nem lehet korlátlanul bővíteni az erőforrásokat, valakinek priorizálnia kell. El kell dönteni, hogy mi jobb: tisztán, stratégiai célok mentén kijelölni a prioritásokat, vagy hagyni, hogy a kollégák döntsék el egyénileg, hogy mivel szeretnének foglalkozni”, mondta Fodor Andrea, a Projektcoach Consulting ügyvezetője.
Az ad hoc jellegű priorizációnak több hátulütője van. Egyrészről a feladatok között ugrálás 20-25 százalék hatékonyságvesztést okoz, másrészről rengeteg ígéretes projekt tűnik el a spontán priorizáció süllyesztőjében.
„Priorizáljunk! Ahhoz, hogy növeljük a leszállítási képességet, paradox módon csökkentenünk kell az egy időben futó projektek számát a szervezet kapacitásaihoz igazodva. Ehhez viszont az üzleti igények egységes elemzése szükséges, hogy pontosan megértsük, miért is van szükség az adott megoldásra. Ha jól elemzünk, az igények nagyon szépen prioritási sorrendbe rendezhetők”, tette hozzá Fodor Andrea.
A projektek méretének csökkentéséhez, ezáltal a szükséges idő, erőforrás-szükséglet, illetve kockázatok csökkentéséhez fontos segítség lenne az üzleti fókusz, a legfontosabb „üzleti fájdalompontok” beazonosítása, az ebben való üzleti és vezetői támogatás. Ha egyértelmű a fókusz, a kollégák jobban tudnak koncentrálni arra, mi fontos, és mi nem, elkerülve ezzel a szükségesnél nagyobb, ezáltal hosszabb és kockázatosabb megoldások kialakulását, az erőforrás-pazarlást.
„Az üzleti eredmények elérését az is nagyban segíti, ha a hosszú, regényszerű specifikációk helyett átlátható, strukturált követelménymenedzsmentet használunk. Az igény és követelményelemzés, és a követelménymenedzsment-folyamatok kialakításában, az ezt profi szinten működtető üzleti elemzők képzésében tudunk segíteni”, zárta gondolatait a Projektcoach Consulting ügyvezetője.
