Egy vállalatnak, tevékenysége fenntartása és menedzselése érdekében, meg kell határoznia, hogy közte és üzleti partnerei között miként oszlanak meg a szerepek, a kockázatok, a felelõsség és a nyereség.
Mind a szerepek, mind a felelõsség és a nyereség megfogalmazása szerzõdések sorozatában történik. Az üzleti kapcsolatok értékeléséhez érdemes nyomon követni a különbözõ szerzõdések életciklusait.
Átláthatóság
A szerzõdések mindig is fontos szerepet töltöttek be a vállalatok életében, de különösen két ponton érezzük jelentõségüket életciklusukban: amikor keletkeznek, s amikor valamilyen probléma adódik. A kontraktusok száma, mérete, bonyolultsága és fontossága együtt nõ azzal, hogy a vállalatok egyre inkább specializált beszállítókat keresnek üzleti folyamataik támogatására, illetve javak és szolgáltatások beszerzésére. Ilyen körülmények között elengedhetetlen, hogy növeljük a szerzõdések átláthatóságát is.
Annak ellenére, hogy elismerik fontosságukat, sok vállalat alig-alig gyakorol formális ellenõrzést a szerzõdések felett – mutatnak rá a Gartner piaci elemzõ cég szakértõi. A papírra vetett példányokat ezernyi helyen tartják nyilván, dossziék sorához csatolják hozzá, ráadásul különféle helyeken tárolják õket. Ezek között nincs semmiféle kapcsolat, amelynek révén például át lehetne vezetni az esetleges változásokat. A dokumentumokhoz való hozzáférés felelõssége, illetve jogosultsága is helyenként változó, és sok cégnél ezek nyomon követése sincs megoldva.
Nem csak papírprobléma
Nem csupán a szerzõdések papírpéldányai okozhatnak gondot azonban a vállalatvezetés számára, tartalmuk jogi értelmezése tiszta aknamezõ lehet; ez pedig adott esetben akár dollárszázmilliók kifizetését is eredményezheti – szakértõi díjként. A nagy és bonyolult szerzõdéseknek megvan a maguk hierarchiája: általában van egy fõ szerzõdés, s ezt különféle al(vállalkozói)szerzõdések egészíthetik ki. Tartalmukat tekintve egyrészt a szerzõdés tárgyához tartozó szabad szövegbõl állnak, másrészt a megállapodott pénzügyi, szállítási stb. feltételeket tartalmazzák, harmadrészt pedig ott van az automatikusan csatolt, különféle kikötéseket felsoroló apró betûs klauzula.
Ez utóbbiak esetében az a bökkenõ, hogy a legtöbb vállalat nem tudja megkülönböztetni a speciális függelékeket tartalmazó szerzõdéseket a többitõl, s ez vitás esetekben kellemetlen helyzetet idézhet elõ különféle jogi fórumokon.
A vállalatvezetõknek arra kell törekedniük, hogy a szerzõdésekkel kapcsolatos problémák kezelése része legyen a szokásos üzletfolytonossági tervezésnek, s a szerzõdések életciklusának menedzselése (CLM, contract lifecycle management) ne szoruljon az üzleti tevékenység perifériájára. A CLM azonban nem csak egy cég belsõ érdeke, a szerzõdésben szereplõ összes fél megkövetelheti az átláthatóságot kockázatkezelési törekvéseinek részeként, továbbá az auditorok és a befektetõk nyugodtabbak, ha azt látják, kellõ figyelem fordítódik a szerzõdésekre.
Ezek mellett, a szerzõdések hiányos menedzsmentjére viszszavezethetõ, nem tapintható problémák mellett léteznek nagyon is kézzel fogható, alapvetõ, pénztárcába vágó problémák is. Számos kontraktus meghatározott idõtartamra szól, s szövegében utalások találhatók az árak esetenkénti felülvizsgálatára, illetve bizonyos esetekben a szerzõdés érvényességének automatikus meghosszabbítására.
Nagy üzlet lesz
Ma a CLM még sok nagyvállalatnál felderítetlen terület, ám a Gartner szerint hamarosan a cégvezetés figyelmének középpontjába kerül, s jelentõs beruházásokat fog vonzani. Ezeket a beruházásokat három tényezõ befolyásolja.
1. A költségek csökkentése az új árak megállapításának támogatásával.
2. A szerzõdés szerkezetében rejlõ kockázatok láthatóvá tétele.
3. Új, rugalmas munkakapcsolatok kialakítása a szállítóval.
A piacelemzõ cég szerint a szerzõdések átláthatóvá tételének és az ezzel járó megtakarításnak az igénye még 2003 elsõ felében a világ 2000 legnagyobb vállalata 60 százalékánál intenzív CLM-program elindítását eredményezi. A szakértõk becslése szerint a cégek 2007-ig évi 20 milliárd dollárt költenek majd a CLMmel kapcsolatos szoftverek és szolgáltatások bevezetésére.
Mártonffy Attila
