Sok vállalat vezetett be drága és távoli elérést biztosító szoftvert az üzletmenetébe, ám ezekből általában hiányzik a rendszerek alkalmazásából származó információs visszacsatolás. Egy folyamatmenedzsment-eszköz sokat lendíthet dolgon.
Az elmúlt években számos vállalat fogott bele standard üzleti szoftveralkalmazások (integrált vállalatirányítási vagy CRM-rendszer stb.) bevezetésébe. Ennek során a hangsúly elsősorban a gyorsaságon volt, és nem fordítottak elegendő figyelmet a meglévő, támogatandó üzleti folyamatokra – eltekintve attól a szükségszerűségtől, hogy ezeket a folyamatokat végül is a szoftver lehetőségeihez kellett igazítani, optimalizálni.
Hasonló módon, a folyamat-újratervezés iránti igényeknek is elég kevés figyelmet szenteltek, mivel a nagy rohanásban megfeledkeztek az üzleti folyamatok dinamikájának – technológiaváltásból faka-dó – erőteljes változásáról.
Ennek eredményeként számos vállalat drága szoftveralkalmazásokba ruházott be, a megfelelő beruházási megtérülés elérése nélkül. Az ilyen alkalmazások többsége vagy nem biztosítja a tervezett megtérülési mutatót, vagy a bevezetés a tervezettnél nagyobb költséggel és időke-retben történt, illetve sikertelen volt – ma-gyarázza Megyeri György, az IDS-Scheer Hungária Kft. vezető tanácsadója.
Szempontok
Az e-business kihívásainak való megfelelésen túl az integrált rendszert bevezető cégek általában az alábbi szempontokat vették, veszik figyelembe:
- a régi rendszerek karbantartási költségeinek csökkentése;
- a házon belül fejlesztett rendszerek lecserélése, mert hitelesítésük túl nehéz, karbantartásuk pedig túl költséges;
- a redundáns adatnyilvántartás visszaszorítása;
- az üzleti követelmények és a hozzájuk kapcsolódó folyamatok szabványosítása, egységesítése;
- standard szoftverek integrálása az üzleti folyamatok gyorsítása érdekében.
Míg az első két pontot a vállalatok többsége teljesíti, az üzleti folyamatok optimalizálását nem lehet automatikusan elérni csupán csak a szoftverrendszer bevezetésével. Vannak azonban olyan, könnyen használható, hatékony, gyorsan implementálható folyamatteljesítmény- kezelő (PPM) eszközök, amelyek támogatják a szoftvermegoldások folyamatorientált bevezetését, s biztosítják, hogy részleteiben lehessen megtervezni és modellezni a tényleges és a cél szerinti üzleti folyamatokat.
Ennek végén olyan folyamatorientált rendszerterv jön létre, amely előrelátható és valós megtérülési mutatót eredményező szoftverbevezetést tesz lehetővé.
Miként tudják biztosítani a vállalatok, hogy az adott alkalmazás által támogatott üzleti folyamatok felett megfelelő szintű ellenőrzésük legyen? Hogyan tudják sikeresen megfogalmazni a hosszú távú tervezéssel kapcsolatos igényeiket olyan területeken, mint az e-business lehetőségeinek növekvő igénye?
Jobb információk
A vállalatoknak szükségük van az alábbi lehetőségekre:
-
ellenőrizni, hogy miként teljesítik a folyamatok a tervezett átfutási időket;
-
felderíteni azokat a pontokat, ahol idő és/vagy költségmegtakarítási fejlesztési lehetőségek vannak;
-
ellenőrizni, hogy a folyamat kapacitásai pontosan összhangban vannak-e azzal a munkamennyiséggel, amely a felhasználói igények kielégítéséhez szükséges;
-
ellenőrizni, hogy a javasolt folyamatköltségek tarthatók-e;
-
kideríteni, hogy a tervezés kiindulási pontjai helyesek voltak-e;
-
megbizonyosodni arról, hogy a jelenleg bevezetetés alatt álló üzleti folyamatok biztosítják-e a felhasználói elégedettség tervezett szintjeit.
A PPM megteremti a lehetőséget a vezetők számára, hogy gyorsabb, jobb információkra alapozott döntéseket hozzanak a vállalat pénzügyi sikereire jelentős mértékben ható folyamat- és szervezeti intézkedésekkel kapcsolatban.
Az eszköz üzleti folyamatokat gyorsító képessége meghatározó tényező lehet a fogyasztói elégedettség magasabb szintjének elérésében, valamint az „időben a felhasználónak” alapelv fejlesztésében. Így közvetlen hatása van a vállalat piaci pozícióira. Az üzleti folyamatok nagyobb hatékonysága közvetlen módon támogat-ja a vállalat profitnövelésre vonatkozó célkitűzéseit.
A fejlesztések jövőbeni mérését támogató lehetőségek egyértelműen és közvetlenül mutatják meg a rendszer alkalmazásából származó értékeket, valamint a rendszer által végrehajtott folyamatok fejlesztéséből származó későbbi hangolás értékeit.
Az üzleti folyamatok teljesítménymenedzsmentjének egymásra építkező koncepciója kifogástalanul támogatja az üzleti folyamatok teljes életciklusát, az információs rendszer tervezésétől és bevezetésétől kezdve egészen a folyamatok alkalmazásáig és javításáig.
Folyamatkontroll
A PPM folyamatkontrollra is használható, bezárva ezzel a folyamattervezés és a folyamatalakítás közötti kört, hogy az értékeléssel a folyamattervezéssel és -létrehozással kapcsolatos adatokat gyűjtünk. Az üzleti folyamatok gyenge pontjainak felderítését számos elemző funkció segíti. Ezek eredményeként a gyenge pontok már megszüntethetők szervezeti intézkedésekkel, vagy az adatfeldolgozás technikai intézkedéseivel, vagy az alkalmazói rendszer módosításával. A PPM alkalmazási területe a folyamatkontroll bevezetése esetén is széleskörű lehet. Az általa szolgáltatott információk és értékelések alkalmazhatók:
-
a vállalaton belüli és a vállalatok közötti folyamatok folyamatos fejlesztéséhez; a gyenge pontok elemzéséhez a folyamatok újjátervezése során;
-
alapként a (vállalaton belüli és vállalatok közötti) projektek összeméréséhez;
-
outsourcing-döntésekhez;
-
a folyamatban részt vevők megfelelõ önértékeléséhez;
-
az automatizált korai figyelmeztető rendszerek alapjaként;
-
a folyamat-költségszámításhoz, valamint a folyamatszimulációhoz történő adatgyűjtésre;
-
a standard szoftver bevezetésének hatékonysági és jövedelmezőségi/megtérülési számításaihoz.
A PPM révén olyan folyamatok is elemezhetõk, amelyek heterogén rendszerek támogatásával zajlanak, vagy másként fogalmazva: a különböző rendszerek széles körének egységes nézetét hozza létre.
A PPM használata
Általánosságban a vállalat minden alkalmazottja a PPM potenciális felhasználójának tekinthető. Mindazonáltal a vállalaton belül elfoglalt pozíció függvényében három fő csoportot lehet megkülönböztetni. A célcsoportok mindegyikének saját követelményei vannak az adatgyűjtéssel és megjelenítéssel kapcsolatban. Míg a felsővezetés tagjait elsősorban az összegzett adatok, valamint a stratégiai célokhoz képest jelentős eltérések érdeklik, addig a folyamatba bevont, abban részt vevő alkalmazottak számára részletesebb információk szükségesek a folyamat végrehajtásáról és a meghatározott teljesítménycélokról. Az operatív szint alkalmazottai.
Az operatív szint dolgozói számára különösen fontos a meghatározott teljesítménycélok és a más folyamatokhoz történő kapcsolódás átláthatósága. Az elért vagy nem elért célok visszajelzése könynyebbé teszi az alkalmazottak számára a saját eljárásaik értékelését, és ha szükséges, azok igazítását. Ez biztosítja egyben az önértékelést, és támogatja a minőségi ciklus munkáját.
Középvezetők és folyamatgazdák. A vállalat szakterületi vezetői és a folyamatok gazdái, felelősei számára fontos feladat a célkitűzések egyértelmű megfogalmazása és mérése. A PPM támogatja a lényegi folyamatoknak az átfutási időt, a folyamat áteresztő képességét és minőségét figyelembe vevő folyamatos monitorozását, lehetséges fejlesztését, javítását. Ebben az esetben fontos a tényadatoknak a tervezett paraméterekkel vagy az előző időszakok adataival történő öszszehasonlítása. Az eltérések elemzését támogató statisztikai funkciók és a korábbi folyamatfejlesztések extrapolációja egészíti ki a rendelkezésre álló elemzési eszköztárat.
Felsővezetés. A felsővezetői szintű feladatok közé tartozik azoknak a stratégiai céloknak a kialakítása, amelyeket a vállalat termékeinek és szolgáltatásainak szállítása során alkalmazni kell. A középvezetőkkel együttműködve kell a felsőveze-tésnek ezeket a célokat megvalósítható teljesítménycélokká alakítania. Ennek a feladatnak a megoldásához az egyes szervezeti egységek korábbi időszakokra vonatkozó teljesítményadatainak ismerete szükséges. A mennyiségi és a minőségi teljesítményparamétereket (mérő-számokat) a vállalati magfolyamatokra kell meghatározni, majd az egész vállalaton belül kell őket kommunikálni. Amennyiben ez kész, akkor szükség van egy olyan visszacsatoló rendszerre, amely a paraméterek teljesítési szintjét könynyen elérhető, könnyen áttekinthető és intuitív módon használható formában bocsátja rendelkezésre. Elengedhetetlen, hogy az előre meghatározott szabványokhoz képesti esemény alapú eltéréseket flexibilis formában (például e-mailben) lehessen jelezni.
Alkalmazási forgatókönyv
Egy tipikus elemzési folyamat az alábbiak szerint nézhet ki: a folyamattulajdonos megkapja folyamatainak fontosabb adatait webböngészőn keresztül. Ezután megvizsgálja az áttekintő diagramot, áttekinti a fontos teljesítménymutatók (KPI) értékeit, megjeleníti az adott hónapra az átlagos ciklusidőt. Ennek alapján meghatározhatja, hogy rövid távú vagy hosszú távú trendről van-e szó.
A folyamat adatainak megjelenítéséhez a rendszer felhasználója számos, előre definiált bemutató formát használhat. Egy későbbi elemzési lépésben aztán tanulmányozhatják a folyamatok ciklusidejének eloszlását. Itt válik nyilvánvalóvá, hogy az eltérésekért egyedi, különösen hosszú végrehajtási idők felelősek-e.
Végezetül a folyamat tulajdonosa megtárgyalhatja a folyamatban részt vevőkkel a lehetséges javításokat, és végrehajthatja a PPM-ben a javításokat kezdeményező intézkedéseket. Ezen túl a folyamattulajdonosok meghatározhatják a rendszerben, hogy automatikusan kapjanak e-mail-értesítést akkor, ha az előre meghatározott, tervezett időt ismét túllépik.
Amennyiben kiderültek az üzleti folyamat gyenge pontjai, az okoktól függően különböző intézkedéseket lehet hozni, beleértve:
-
a folyamatoknak a rendszerbeállítások segítségével történő átalakítását és bevezetését;
-
a szervezeti folyamatok optimalizálását;
-
az adatstruktúrák felülvizsgálatát/optimalizálását;
-
az interfészek fejlesztését/optimalizálását;
-
a rendszerteljesítmény javítását;
-
a felhasználói dokumentáció átdolgozását;
-
a munkakörnek megfelelő SAP-oktatást;
-
az integrált vállalatirányítási rendszer verzióváltását.
Mártonffy Attila
