Mindenkinek szüksége lehet arra, hogy a csapatmunka során képi formában jelenítse meg ötleteit, gondolatait, kapcsolatait, s ezeket dokumentálja, illetve átadja csapattársainak.
Egy projektmenedzser munkaidejének nagy részét az viszi el, hogy minden résztvevõt ellásson naprakész információval. Amikor a munkatársaknak kell információ után nyomozniuk, adatokat egyik alkalmazásból a másikba átemelniük, e-mailek sokaságában kutakodniuk, vagy értekezlet-jegyzõkönyveket másolgatniuk, akkor annak a hatékonyság, a termelékenység, végsõ soron tehát a vállalati eredmény látja kárát – mutat rá Domokos László, a MindManager nevû információgyûjtõ és -rendszerezõ szoftvert forgalmazó Ovitas Kft. ügyvezetõ igazgatója.
A projektvezetõknek, ügyfélmenedzsereknek és a projekt résztvevõinek gyorsan és hatékonyan kell megragadniuk az ötleteket, információkat, s ezeket a legjobban hasznosítható, minden résztvevõ számára érthetõ módon kell rendszerezniük, strukturálniuk.
Ezt követõen pedig mindebbõl át kell adniuk minden egyes érintettnek azt, ami rá tartozik, mégpedig függetlenül attól, melyik szervezeti egységnél, milyen számítógépen dolgozik.
A termékeny együttmûködés térképe
Jól jön tehát, ha kéznél van egy szoftver, amelynek segítségével egy helyrõl érhetjük el, rendszerezetten tekinthetjük át valamennyi tervünket, ötletünket, a kapcsolódó és bármilyen formátumú dokumentumokat, elektronikus leveleket vagy akár weboldalakat, ráadásul felére-harmadára csökkenthetjük a partnerekkel való kommunikációt, problémafeltárást.
Megkönnyíti a dolgot, ha a program grafikus formában, egyetlen pillantással áttekinthetõ „elmetérképen” jeleníti meg a projekt elemeit. Minden tényezõt erre a vizuális felületre gyûjt össze a résztvevõk aktív közremûködésével; az elsõ ötletbörzétõl az utolsó, értékelõ-záró megbeszélésig minden gondolat, téma, tennivaló, e-mail, dokumentum, megjegyzés, javaslat és módosítás erre a térképre kerül, s itt a projekt valamennyi résztvevõje számára hozzáférhetõ, gombnyomásra Office-formátumokba exportálható. Ezzel feleslegessé válik, hogy utólag kelljen protokollokat írni.
A projekt tagjai úgy járnak jól, ha minden, a napi munkában elõforduló információtípus beilleszthetõ a térképbe:
- szöveges adat;
- kép, ábra;
- tennivaló, feladat, erõforrás, határpont, határidõ és egyéb figyelmeztetõ jelzés;
- ötlet, gondolat, megjegyzés;
- weblapra vagy más dokumentumra mutató link;
- beágyazott állomány, amely közvetlenül a térképbõl megnyitható.
A grafikus ábrázolás ereje
Nemegyszer elõfordul, hogy tanácsadó és megrendelõ vagy két különbözõ osztályon dolgozó csapattag egyszerûen nem ugyanazt a nyelvet beszéli, s a projektvezetõ afféle botcsinálta tolmácsként próbál közvetíteni közöttük. Egy jó szervezõszoftver mindent vizuálisan mutat meg, így a benne készült térkép mindenki számára egyértelmûen ugyanazt jelenti. A projekt minden eleme látható, a résztvevõk naprakészek lehetnek, kommunikációjuk folyamatos és hatékony. Ugyanakkor nagy, összetett projektek esetében sem kell attól tartania a projektvezetõnek, hogy csapatának tagjai elvesznek a részletekben.
Növelhetik a térkép kifejezõ erejét a különféle, színkódot alkalmazó jelzõk, kapcsolathatárok, stílusok. Magyarázatként ikonokat, képeket helyezhetünk el. Elsõ ránézésre kiderül, melyek az elvégzett és a még hátralévõ feladatok, így a projektvezetõk is hatékonyabban gazdálkodhatnak az erõforrásokkal, könnyebben állapíthatják meg a prioritásokat.
Kommunikációs híd
Egy projekt kezdetén az ötletelés, az ismeretgyûjtés, a csapat összeállítása zajlik, célszerû tehát mindezt szabadon, tág és rugalmas keretek között, mégis szervezetten megtenni. Egy megfelelõ alkalmazás ezt a spontán kötetlenséget a számítástechnikától elvárt szabatossággal párosítja: rögzíti, elérhetõvé, feldolgozhatóvá teszi az adatokat. Ugyanakkor semmi sincs kõbe vésve: a projekt folyamán a felhasználók bármikor új információkat vehetnek fel a térképre vagy módosíthatják azt.
A szoftver segítségével a témákat hierarchiába szervezhetjük, illetve kapcsolatot létesíthetünk közöttük. Az ötletekhez, elképzelésekhez kézzelfogható feladatokat, erõforrásokat és határidõket rendelhetünk. A vizuális felületen minden együtt van: a térképen a résztvevõk egyszerre láthatják a teljes képet – a projekt egészét, a végcélokat – és a részleteket. A projekt folyamán a térkép is alakul, fejlõdik, közben pedig mindvégig kommunikációs hídként szolgál a projekt vezetõi és résztvevõi között.
Egy jó információszervezõ szoftverrel – amellett, hogy önállóan is megállja a helyét – az is megoldható, hogy interaktív kapcsolatba lépjünk egy projekttervezõ szoftverrel.
Mártonffy Attila
