A portál a munkahelyi szóhasználat részévé vált, de a kifejezés definíciója nagyon változatos, mert a szakértõk nagyon sokféle lehetõséget látnak benne. A definíciók az egyszerûsítõ megközelítéstõl az összetett szemléletig terjednek.
Az egyszerû megközelítés szerint a portál nem más, mint egy interfész hivatkozásgyûjteményre (linkgyûjteményre) és keresési lehetõségekre. Az összetett nézet ugyanakkor e-businessmunkahelynek tekinti, kontextuális személyreszabhatósággal, csoportmunkával és mobil elérhetõséggel. Ugyanakkor a definíciók „politikailag” is telítettek, mert gyakran valamelyik gyártó vagy elemzõ érdekei szerint alakulnak ki. A legtöbb definíció egy víziót fogalmaz meg és nem a jelenlegi helyzetet, mivel a portálok folyamatos fejlõdés alatt állnak, és a termékek többsége még életpályájának elején tart.
Az igazságot valószínûleg csak akkor találjuk meg, ha azt vizsgáljuk, hogy mit nyújtanak a portálok a szervezetek számára. A szervezeteket nem az IT-varázslat érdekli, ezért az üzleti megközelítést hangsúlyozó definíciókat helyezzük elõtérbe.
Az elsõ elterjedt definíció
A vállalatiportál-piac 1998 novemberében került reflektorfénybe, amikor a Merill Lynch legitim befektetési területnek nyilvánította. Definíciójuk szerint a „vállalati információs portálok olyan alkalmazások, amelyek lehetõvé teszik, hogy a vállalatok feltárják a meglévõ belsõ vagy külsõ információikat, továbbá, hogy ezen feltárt információkhoz a felhasználók számára egy felületen, személyreszabottan hozzáférést biztosítsanak a megalapozott üzleti döntések meghozatalához”. A szakértõk (Shilakes és Tylman) késõbb hozzáteszik, hogy a portál „olyan szoftveralkalmazások egybeolvasztása, amelyek egyesítik, menedzselik, analizálják és terjesztik az információt a szervezeten belül és akár kívül is (idetartoztak az üzleti intelligencia-, a tartalommenedzsment-, adattárházés adatmenedzsment-alkalmazások.)” A definícióból látható, hogy 1998-ban az információ volt a portálépítés központi és szinte egyedüli témája. Ez azóta nagyon sok egyéb területtel és elvvel egészült ki, ezért a vállalati információs portál (Enterprise Information Portals – EIP) kifejezés mellett manapság már elfogadott az általánosabb, vállalati portál szóösszetétel használata az „információs” kitétel nélkül. Fontos megjegyezni, hogy az információk akár a vállalaton kívüli rendszerekbõl is jöhetnek, és akár vállalaton kívülre is irányulhatnak, vagyis a vállalati portál magába foglalhatja a publikus portált (a cég vagy szervezet nagyközönség számára elérhetõ weboldalát) és az extranetet is. A Merill Lynch definíciója egy átfogó víziót kísérel meg lefesteni – mind az alapfunkciók, mind a kiegészítõ alkalmazások megnevezésével. Azt a nézetet hangsúlyozza, hogy a vállalati információs portáloknak egyetlen felületen kell hozzáférést biztosítaniuk a szervezetben megtalálható összes integrált adathoz, tartalomhoz és alkalmazáshoz a vállalat határain innen és túl.
Tartalom versus csoportmunka
A Merill Lynch definíciójának hiányosságait hangsúlyozza Gerry Murray (korábban az IDC munkatársa) egy 1999-es elemzésben. Murray úgy véli, a vállalati portál több, mint információelérési kapu egy felületen. „Azok a portálok, amelyek csak a tartalomra koncentrálnak, alkalmatlanok a vállalati piacra.” Szerinte a vállalati portáloknak nemcsak azokkal a dolgokkal kell összekötniük minket, amire szükségünk van, hanem a megfelelõ emberekkel is, és biztosítania kell az arra alkalmas eszközöket, hogy együtt tudjunk velük dolgozni. A sorozatunk elõzõ részében közölt cikkben ismertetett kutatások alátámasztják Murray állítását. 2002-ben a cégek a legfontosabb elvárt portálfunkcióként már a csoportmunka-támogatást jelölték meg. Murray szerint a workflow-nak, az e-mailnek, a desktop-alkalmazásoknak, sõt még a kritikus üzleti alkalmazásoknak is mind elérhetõeknek kell lenniük a portálon. Valójában Murray nem tér el az eredeti definíciótól, csak máshová helyezi a hangsúlyt. Shilakes és Tylman szintén megemlíti a csoportmunkát mint lehetséges portálfunkciót, de nem ezt tartja elsõdleges céljának, hanem a megalapozott üzleti döntés meghozatalában nyújtott segítséget. Ha ehhez csoportmunkára van szükség, akkor a csoportmunka is a portál funkcióinak a része. A két különbözõ megközelítést csoportmunka- támogató (collaborative processing) és döntésifolyamat-támogató (decision processing) portáloknak is szokták hívni (Colin White, Database Associates International, Inc., Morgan Hill, CA).
További megközelítések
A vállalati portálra angolul leggyakrabban az „Enterprise Portal” kifejezést használjuk, de Reynolds és Koulopoulos definíciója a „Corporate Portal” kifejezést használja, valószínûleg azért, hogy megközelítésüket megkülönböztesse a többitõl. A két szakértõ a portál felhasználó-központúságát, workflow- és feladatintegrációs funkcióit hangsúlyozza. Õk a vállalati portált a „vállalati információ grafikailag gazdag, alkalmazásfüggetlen felületen való centralizációjának tekintik, ami a tudásközpontú workflow- t tükrözi, továbbá az egy felületen történõ egyéb vállalati alkalmazások integrációjának.” Véleményük szerint a vállalati portál célja, hogy felfedje és átadja az informatikai területen dolgozóknak a munkafázisuk szempontjából releváns üzleti információkat, a célból, hogy a versenytársak elõtt maradjanak. Ez a megközelítés nem tér el számottevõen a Merill Lynchféle definíciótól, de azért van némi különbség. A döntési folyamat támogatásán belül a feladat és workflow-kezelés kapja a legnagyobb hangsúlyt, ami a BPM (azaz Business Process Management, üzletifolyamat- kezelés) irányába vezet.
Ami közös
A vállalati portál újabb definícióját adta Clive Finkelstein 2001-ben. Meghatározása szerint a portál „az egyetlen kapu (akár intranet, akár internet) a releváns workflow-kra, alkalmazásokra és adatbázisokra – XML által integrálva és az informatikai területen dolgozók egyedi munkaköreire szabva.” Ez a definíció is kellõen tág, ugyanakkor tartalmaz egy kéretlen technológiai kitételt, ami, habár a jelenlegi trendeknek megfelel, mégis feleslegesen keveri az üzleti és technológiai megközelítést. A vállalati portálok koncepciója a piaccal, a vállalatokkal és termékekkel együtt fejlõdik. Mindegyik megközelítésben közös az egyetlen és egységes felület, ahol információt aggregálnak és több alkalmazást integrálnak. Ez azt a jövõt vetíti elõre, hogy a vállalati portálok válnak majd az informatikai területen dolgozók egyetlen munkahelyévé. Ettõl még persze messze vagyunk, de a trendek jelenleg ebbe az irányba tartanak.
Kiss Sándor
