Tény, hogy a nagyvállalatok mellett egyre több kis- és közepes vállalkozás szervezi ki egyes háttértámogató folyamatait, jelentősen megnövelve ezzel saját versenyképességét. A kihelyezés ugyan sokak számára kötelezően rossz megoldás, de egy idő után költséghatékonyságot és szabadabb kapacitást biztosíthat.
Sokan nem gondolták volna évekkel ezelőtt, hogy a kompetenciahiány és a fiatal IT-szakemberek, vagyis az emberi erőforrás elvándorlása miatt munkaerő-problémával fog küzdeni a legtöbb magyarországi vállalat. Érdekes módon ez napjainkban leginkább az 50 fő alatti KKV-kat érinti, így nem véletlen, hogy náluk a legnépszerűbb a kiszervezés (outsourcing). Közhely, de egyre kevesebb és egyre drágább a jó munkaerő, amit ha meg is tudnak fizetni a kisebb vállalatok, biztos, hogy a fejlesztésére már nem marad pénz. A zsugorodó munkaerőpiacon a cégek valósággal versenyeznek egy-egy tehetséges alkalmazottért. Korábban még működött az a gyakorlat, hogy az IT-feladatokat házon belül is meg lehetett oldani viszonylag olcsón és könnyedén, 2017-ben ez a stratégia már nem működik. Az IT-területen ugyanis megannyi nóvum és trend jelent meg hirtelen, a feladatok szakszerű ellátására való szakértelem spektruma pedig szélesebbé vált. Nem csak a felhőalapú és a mesterséges intelligenciás szolgáltatásokra kell gondolni, hiszen a mobiltechnológia is új kihívásokat és alkalmazkodást vár el a cégektől és a munkavállalóktól egyaránt.
Amikor a kiszervezés nem kérdés
Nem véletlen tehát, hogy a költségvetési megszorítások és a munkabérek emelkedése miatt a KKV-k előbb vagy utóbb találkoznak azzal a problémával, hogy bár meg tudják fizetni az alkalmazottaikat (lehet, épphogy), viszont a továbbképzésükre, tudásuk frissen tartására, updatelesére már nem marad finanszírozási keret.
A szakmai berkekben rosszul hangzó outsourcing, avagy kiszervezés egyáltalán nem ördögtől való megoldás a KKV-k számára. Ugyan az első pillanatban a költséghatékonyságért választják ezt a lehetőséget a cégek, de a vállalat sikeréhez erősen hozzájárulhat, ha mindezt okosan szervezik meg.
Mi az értelme a kiszervezésnek?
A kiszervezés kényszere tehát majdnem mindig a költséghatékonyság vagy a kapacitás hiánya, illetve sajnos a szakértelem és a technikai felszereltség miatt is „fenyegeti” a legtöbb céget. Azt sem szabad elfelejteni, hogy a beszállítók nagy előnye lehet még, hogy a kisebb méretű cégeknek nem kell új divíziót létrehozniuk pusztán azért, hogy működőképes legyen az adott terület, melyen versenyezni akarnak a konkurenciával. Ökölszabály, hogy azok a vállalatok hajlamosak leginkább a kiszervezésre, melyek minél komplexebb folyamatokat tudnak más vállalatokra bízni, vagyis ezzel hatékonyabbá teszik fő feladataik ellátását. Nem véletlen, hogy az átvett, speciális szakértelmet igénylő tevékenységek ma már jellemzően az informatika, a pénzügy, a beszerzés és a HR területét fedik le, hazánkban is. Az outsourcing szolgáltatók a magasan kvalifikált, naprakész, tehetséges munkaerőt alkalmazzák, így az igénybe vett szolgáltatás mindenképpen minőségemelkedést eredményez. Mint minden üzletben, itt is csak akkor jelentkeznek a kiszervezett szolgáltatások igénybevételének előnyei, ha megtaláltuk a legmegfelelőbb partnert cégünk számára.
Valószínűleg a legtöbben mumusként tekintenek az IT-szolgáltatások kiszervezésére – miért érdemes ezt a funkciót mégis külső vállalkozókra bízni?
Az igazi kihívás az IT kiszervezése
Egyrészt nem kerül akkora befektetésbe (vagyis pénzbe), mintha mi ruháznánk be új hardverekbe és emberi erőforrásba, hiszen az informatikai kiszervezés esetében a szolgáltató vállalja a költséges beruházásokat, mi pedig, a megrendelők jóval alacsonyabb és tervezhetőbb kiadásokkal számolhatunk a jövőben. A KKV-k hajlamosak a mostoha gazdasági helyzetben ósdi informatikával dolgozni, hiszen látszólag azzal is elboldogulnak a hétköznapi rögvalóságban. Közben pedig tény, hogy az ICT-beruházások egyre kevésbé válnak pénzkérdéssé egy-egy vállalkozás számára. Nemcsak a felhőszolgáltatások használatáról van szó, de a hardver- és szoftverbérlés is megoldást jelenthet egy KKV-nak. Saját eszközök helyett az adatainkat egy másik fél által üzemeltetett központi, külső eszközökön tárolni már rövidtávon is nyereséges lehet.
Az IT kiszervezése esetén kötelezően a fokozatosság elvét kell követni. Először érdemes tesztelni, hogy az adatmentés és a teljes szerverpark, illetve ezek bérlése mennyiben fokozza a cég hatékonyságát. A felhőbe való költözés a választóvonalat jelenti. Az eszközöktől független mobilvilág kikerülhetetlen, ha bárhonnan el szeretnénk érni céges adatainkat, ezeket tudni kell szinkronizálni, és az irodai, valamint a távmunkás gépeket is folyamatos profitgyártásra kell bírni.
A fekete leves
Nyilván alapból a legtöbb cégvezető ódzkodik az IT kiszervezésétől. Nehezen bízunk meg a szolgáltatókban (hazánkban a bizalom kötelező elem), ha nem ismerjük a partnert, nehezen megyünk bele új üzletekbe. Az IT-támogatás alap, és ha nem megfelelő, ha nem jól választunk partnert, rámehet a cég ügyfélkapcsolata, az anyagi haszon elvesztését nem is említve. A kommunikáció is más kiszervezés esetén, hiszen nem ül az irodában „Béla, a rendszergazda”, valamint a külső céggel való korrekt és megfelelő munkakapcsolat kialakítása is új céges kommunikációt igényel.
Mit érdemes kiszervezni?
Elsőként a hálózat kiszervezése hálálja meg magát, de ha szoftvert fejlesztünk, az is hamar megtérülhet. Az üzleti folyamatok „outsourcingolása” azért némi tapasztalatot már igényel, a „front” és „back” tevékenységét már profikra kell bízni – szerencsére a piacon megannyi cég tevékenykedik, akikben megbízhatunk. A támogatás, a karbantartás és a biztonság, sőt akár a céges levelezés is futhat harmadik félnél egy felhőben, a könyvelésről már nem is szólva.
Tölgyes László
