Mennyi idő alatt lehet hárommillió szerződést beszkennelni? Hány beolvasásra méretezik egy üzleti felhasználásra szánt nagy teljesítményű szkenner görgőit, és miért nem mindegy, hogy milyen anyagból vannak? És a digitalizáció korában miért van még mindig szükség a lapolvasókra? Elmagyarázzuk.
Digitalizáció, papírmentesség, fenntarthatóság – egyre többet beszélünk róla, de mintha mégsem lenne kevesebb papír körülöttünk. Mi több, a digitalizációs nyomás még erősítheti is a szkennerek iránti keresletet – mondja Pataki Tamás, a Canon hazai képviseletének üzletfejlesztési menedzsere.
„Valóban, egyre több az elektronikus szerződéskötés, nagyon sok mindent már nem kell papíron rögzíteni. A vállalat megszokja, hogy mindent elér elektronikusan – no de mi a helyzet a régebbi, papíron kötött szerződésekkel? Érdemes már akkor azokat is feldolgozni, vagyis máris jelentkezik az igény a szkennelés iránt. Arról nem is beszélve, hogy a papírmentesség sokszor inkább csak vágyálom, mint valóság. Az elektronikus aláírással és időbélyegzővel hitelesített módon elektronizált dokumentumok eredeti példányait ki lehetne dobni, de erre sokszor nem kerül sor. A könyvelők például többnyire ragaszkodnak az eredeti dokumentumokhoz, és ez érthető is. Az eredeti és a szkennelt változat közötti adategyezőséget korántsem minden esetben ellenőrzik, márpedig így nem garantálható a valódi hitelesség”, fogalmaz Pataki Tamás.
Sokszor marad a papír (is)
Más szempontok is szerepet játszhatnak a papírok tovább őrzésében. A Canon szakembere felidéz egy esetet, amikor az egyik hazai mobilszolgáltató szkennelte be a régi flottaszerződéseket. Hosszas vita után a szolgáltató jogászai arra a döntésre jutottak, hogy a szerződések 30 százalékát nem érdemes elektronikus aláírással ellátni, mert már az eredeti papírdokumentumok sem feleltek volna meg a joghatósági követelményeknek. Így végül csak az eredeti mennyiség 70 százalékát írták alá elektronikusan – de még azokat sem dobták ki. A korábban drágán bérelt belvárosi irattárból a teljes iratmennyiséget kiköltöztették egy külterületi konténerbe – a tárolási díj az eredeti töredékére csökkent, és a dokumentumok digitalizált változata is elérhetővé vált.
| A szkennereken túl Talán nem annyira közismert, de a Canon a világ egyik leginnovatívabb vállalata, amely óriási bevételekre tesz szert szabadalmai és alaptechnológiái értékesítéséből. Csak Japánban 11 ezer fejlesztőmérnököt foglalkoztat a cég, és munkájuknak köszönhetően naponta átlagosan 7 szabadalmat jegyeztet be a Canon. „Ezzel az amerikai szabadalmak számát tekintve évtizedek óta a Top 5-ben vagyunk, sokszor a második vagy harmadik helyen”, mondja Pataki Tamás. A képalkotó szenzorok és megoldások például nem csak a fényképezőgépekben vagy a szkennerekben jelennek meg, hanem például az orvostechnológiában, az ipari robotokban vagy a chipgyártásban; de a lapos képernyők jelentős hányada is Canon gyártósorokon készül. |
A legtöbb esetben egyébként ez a lényeg az eredeti dokumentumok szkennelésénél: egyetlen kattintással előhívható legyen a számla, a szerződés vagy bármilyen más irat eredeti példánya, hogy gyorsan rendezni lehessen a felmerülő vitás kérdéseket. Az optikai karakterfelismerés, a kereshetőség csak akkor szempont, ha a dokumentumban szereplő adatok egyébként nem érhetők el egy másik rendszerben. Az a legjobb, amikor már eleve egy szakrendszerből állították elő a papírdokumentumot. A már említett flottaszerződések esetében például minden dokumentum tartalmazott egy vonalkódot – ez alapján a beszkennelt fájl könnyedén össze lehetett rendelni az eredeti szerződéssel.
A műanyag nem mindig jó
A fenntarthatóság is fontos szempont szokott lenni a papírmentes működés megvalósítása során. Pataki Tamás szerint azonban érdemes minden oldalról átgondolni ezt a kérdést. A papírok előállítása, a nyomtatás, a szállítás, a tárolás valóban sok erőforrást emészt fel. Nem szabad ugyanakkor elfeledkezni arról, hogy a beszkennelt képfájlok tárolása és feldolgozása is igényel számítógépes kapacitásokat, amelyeknek szintén van ökológiai lábnyoma.
Hogyan segíthet itt a szkennergyártó? Az egyik megoldás, hogy olyan tömörítési megoldásokat alkalmaz a képfájloknál, amelyek révén az adattartalom vesztesége nélkül lehet kisebb fájlméreteket elérni, így a tárolókapacitások iránti igény is kisebb lehet. A másik lehetőség, hogy növeli készülékeiben az újrafelhasznált anyagok arányát. Ezt azonban nehezebb megvalósítani, mint kijelenteni. Az egyik legnépszerűbb asztali modellben (Canon imageFORMULA DR-M140II) a frissítés után is csak 12 százalék az újrahasznosított műanyagok aránya.
„Ennél feljebb nem nagyon tudunk menni – magyarázza Pataki Tamás. – Nagy igénybevételnek kitett, hosszú élettartamra, akár 15-20 millió beolvasási ciklusra tervezett, eszközökről van szó. Az újrahasznosított műanyagok sajnos mindenképpen gyengébb minőségűek, így nem használhatók minden alkatrészhez, arról nem is beszélve, hogy csak fekete színben lehet gazdaságosan és koherensen előállítani. Ezért az egyik síkágyas szkennerünkben (Canon Flatbed Scanner Unit 202 A3) fémmel helyettesítettük a műanyagok nagy részét, egészen pontosan 90 százalékát. Így több alkatrész lesz újrahasznosítható, cserébe a készülék súlya mintegy 60 százalékkal nőtt.”
Az apróságok is számítanak
Sokszor vetődik fel a kérdés a felhasználókban, hogy miért kerül több százezer (akár több millió) forintba egy üzleti célú szkenner, amikor a hasonló méretű, talán nem is annyival kisebb teljesítményű „prosumer” termékek sokkal olcsóbban kaphatók? A titok abban a számtalan apró részletben rejlik, amelyeket az ügyfelek többnyire észre sem vesznek, ugyanakkor rendkívül sokat tesznek azért, hogy a készülék használata egyszerű és problémamentes, az élettartama pedig minél hosszabb legyen.
Ott vannak például a papírtovábbító görgők, hoz egy példát Pataki Tamás. Ezek tipikusan fekete kaucsukból készültek, mert jól tapadó és strapabíró anyag. Vannak viszont olyan görgők, amelyeknek egy kicsit meg kell csúszniuk a papíron – ilyen például a szeparátor is, amelyik „felveszi” az aktuális lapot a gépbe behelyezett paksaméta tetejéről. A Canon kezdte el, hogy a szeparátor görgőt semleges színű (nem fekete) szilikonból készítette. „Ezzel megelőzzük, hogy a görgő véletlenül fekete csíkot, ’féknyomot’ húzzon az eredeti példányra. Szövegnél még nem is akkorra baj ez, de pénzügyi bizonylatnál vagy mondjuk egy repülőjegynél már akár olvashatatlanná is teszi a dokumentumot. A csúcskategóriához kitalált újítások aztán szépen leszivárognak a kisebb modellekbe is”, magyarázza Pataki Tamás. A görgők szinte örök életűek: a kisebb készülékekben is több százezer olvasásra vannak méretezve, a nagyobb modelleknél pedig nem ritka, hogy egymillió beolvasás után kerül sor az első szervizbeavatkozásra.
Egy másik megkülönböztető tényező a zavartalan működést biztosító funkciók széles választéka. Automatikusan detektálják a lapméretet, egyenesbe állítják a beolvasni kívánt lapot, észlelik, ha egyszerre több lapot húztak be, és megismétlik a manővert, hogy csak néhányat említsünk. A Canon nagy szkennerei (például a Canon DR-G2140 vagy a DR-X10C) úgynevezett dual beaming-et is alkalmaznak, vagyis a lapokat a beolvasás során több oldalról megvilágítja az eszköz. Ez a gyűrött vagy összehajtott lapoknál (például hivatalos leveleknél) nagyon hasznos: normál szkennereket használva a gyűrődések, hajtások árnyékként jelennének meg a beolvasott képfájlon, és akár lehetetlenné is tennék a vonalkódok leolvasását vagy az optikai karakterfelismerést. A dual beaming révén ez a gond megszűnik.
A nagy testvér
A Canon szkennerválasztékának még vázlatos bemutatása is szétfeszítené a cikk kereteit, ezért csak egyre szorítkozunk. A portfólió zászlóshajója az imageFORMULA DR-G2 sorozat – ennek és elődeinek köszönheti a Canon, hogy a nagyteljesítményű szkennerek piacán mintegy 60 százalékos részesedéssel rendelkezik. Amikor igazán nagy teljesítményre van szükség, ezt választják – ilyen készülékekkel dolgozták fel a népszámlálás eredményeit, ezeket használják a nagy digitalizáló központok vagy pénzintézetek központi irattárai. Igazán sokoldalú: csökkenthető a sebessége és kíméletesen bánik a dokumentumokkal, ezért ezt választották könyvtárak és levéltárak is. Az egyik nagy múltú, országos lefedettségű közműszolgáltató pedig 50-60 éves műszaki dokumentumokat olvas be vele, mert plusz megvezetőkkel akár 5 méteres dokumentumok is szkennelhetők vele”, mondja Pataki Tamás.
