Munkaerő-menedzsment

58_1.jpg
Forrás: ITB
Mit digitalizáljunk a HR-ben?

Tíz tipp, amelyek nemcsak jobb munkahelyi élményt, de üzleti hasznot is eredményeznek

Az utóbbi hetek egyik nagy tanulsága, hogy az üzleti és HR-folyamatok digitalizálása nem várathat magára. A jövő a rugalmas, és távolról is könnyen menedzselhető folyamatoké. A hazai vállalatok különböző érettségi szinten állnak a digitális transzformációban, egy azonban biztos: a legtöbb helyen van még mit fejlődni, fejleszteni. Akár a meglévő platformokban, alkalmazásokban rejlő lehetőségek kiaknázásával, akár új rendszerek bevezetésével.

Ha a HR digitális transzformációjáról beszélünk, akkor két dologra biztosan szükségünk van. Egyrészt egy digitális stratégiára, amiben rögzítjük, hogy hová akarunk eljutni a folyamatok automatizálásával. Tehát kell egy hosszú távú vízió, de az is fontos, hogy a tervezéssel és megvalósítással ne várjunk éveket. A HR-rel szemben is egyre nagyobb elvárás, hogy agilisan működjön, vagyis minél hamarabb, akár apró lépésekben is, de kezdje el a transzformációt.

Az, hogy mely HR-folyamat átalakításába vágunk bele, üzleti prioritások és a rendelkezésre álló erőforrások is befolyásolják. A lehetőségek szinte végtelenek, íme tíz ötlet, különböző nagyságrendű és erőforrás-igényű HR-digitalizációs projektekre.

1. A beléptetés és az onboarding digitalizálása

A járványhelyzet megmutatta, hogy sok cég azért volt kénytelen leállni a munkaerő-felvétellel, mert nem tudták távolból megoldani a felvételi folyamatot. Itt elsősorban a hivatalos dokumentumok aláírásáról volt szó, illetve a betanításról. Hasznos lehet ezért, ha megvizsgáljuk az elektronikus aláírás bevezetésének lehetőségét, valamint azt, hogyan tudjuk a kötelező betanítási, képzési folyamatot egy online tanulási platform segítségével automatizálni. A beléptetés folyamata még egy ideig biztosan nem lesz 100 százalékban digitális, hiszen például a beléptetéshez szükséges orvosi vizsgálatokhoz még egy ideig biztosan szükséges lesz a személyes jelenlét. Viszont minél több pontot tudunk automatizálni a folyamatban, annál több időt és energiát spórolunk meg magunknak és az új belépő kollégáknak.

2. Toborzási szoftver

A toborzási folyamat digitalizációja nagyobb erőforrást igénylő projekt, de a magára valamit adó cégeknél ma már természetes, hogy az állásjelentkezéseket toborzási szoftverrel (ATS-szel, azaz Applicant Tracking Systemmel) menedzselik. Egy jó ATS megkönnyíti a pályázatok nyilvántartását, értékelését, az interjúk szervezését. Adatokkal szolgál a HR-nek és menedzsmentnek, segít gyorsan és hatékonyan kommunikálni a jelöltekkel. Jó ATS-t persze nem könnyű találni, viszont sok lehetőségből lehet választani. Érdemes végiggondolni, hogy melyik megoldás illik leginkább az elvárásainkhoz, illetve, ha már használunk ATS-t, akkor abból hogyan tudjuk kihozni a legtöbbet. Sok toborzási szoftver inkább csak fejfájást okoz a felhasználóinak, ilyenkor meg kell hozni a döntést, hogy inkább a régi rendszerünket toldozgatjuk, vagy inkább beruházunk egy újba.

3. Állásinterjúk

Az állásinterjúk digitalizálása eddig is lehetséges volt, de a legtöbb cég eddig a személyes találkozókat preferálta. Pedig legalább a többkörös interjú folyamatokban érdemes lehet bevezetni egy-egy videóinterjút, hiszen ez nem csak a HR-nek vagy a szakmai interjút tartó vezetőknek, de a jelölteknek is rengeteg időt spórol meg. Léteznek ugyanakkor már úgynevezett aszinkron videóinterjú-szoftverek is, amelyeknél a jelölt előre felvett vagy neki átküldött kérdéseket válaszol meg. A pályázó válaszait videófelvétel rögzíti, ezt utólag könnyen elemezhetik a HR-esek és a vezetők is. Az ilyen aszinkron interjúk nagy ugrást jelentenek a hagyományos interjúkhoz képest, ezért sok helyen még idegenkednek tőle. A tapasztalatok azt mutatják, hogy eddig főleg nagy volumenű és pályakezdő kereséseknél vált be. Ha nem is lépünk ekkorát a digitalizációban, nem árt elgondolkodnunk azon, milyen technológiát s hogyan tudunk használni a kiválasztási folyamatban. A jövőben óriási változás várható ezen a területen, amit a mostani járványhelyzet csak gyorsítani fog.

4. Állásinterjú-szervezés

Az állásinterjúk megszervezése a kiválasztási folyamatnak csupán egy apró szelete, ugyanakkor zavaróan időigényes lehet. Ha ez egy szakmai vezetővel folytatott interjút jelent, akkor a folyamat klasszikus esetben három fél egymás közti egyeztetését igényli. A HR-es megkérdezi, hogy a vezető mikor ér rá interjúkra, majd felhívja a jelöltet, hogy elmondja neki a lehetőségeket. A jelölt választ egy időpontot, erről a HR-es emailben tájékoztatja a résztvevőket, akár külön naptár-meghívót is küld. Ha a cégnél van toborzási szoftver, azzal valamennyi időt meg lehet spórolni, de ha nincs ilyen rendszerünk, használhatunk egyszerű időpontfoglaló alkalmazást is. Olyat, amilyennel például egy fodrászhoz, tanácsadóhoz stb. jelentkezhetünk be automatikusan. Csak beállítjuk a foglalható időpontokat, és a jelölt kiválasztja, ami számára a legjobb. Így nemcsak a telefonos egyeztetést, de az emailezést is megspórolhatjuk.

5. Chatbot a toborzásban

Egyre több cég használ már nem csak külföldön, de itthon is chatbotot a toborzásban. A chatbot egy automatizált kommunikációs eszköz, amely választ adhat a karrieroldalunkon tájékozódó látogatóknak, de menedzselheti a teljes jelentkezési folyamatot is. A chatbottal időt spórolunk meg a toborzóknak, és a pozitív jelöltélményt is támogatja. Hiszen, ha egy cég álláshirdetését olvasom, feltehetem a kérdéseimet, a chatbot ott, rögtön megválaszolhatja. Persze, a legtöbb chatbot egyelőre csak nagyon egyszerű, irányított kérdésekre tud válaszolni, ami nem biztos, hogy valós segítséget tud adni. Mindenestere érdekes színfoltja lehet a karrier-weboldalunknak, ráadásul a chatbotok előnye, hogy olyan népszerű közösségimédia-felületekbe is beépíthetjük, mint például a Messenger.


 

6. Játékosítás

A digitalizáció segítségével úgy is élménygazdagabbá tehetjük az álláspályázási folyamatot, ha a jelölt kompetenciáit unalmas tesztek helyett játékosított feladatokkal mérjük. A játékosítás egyébként a HR több területén is segíthet pozitív élményt nyújtani, az onboardingot, a képzéseket vagy akár egy kérdőív kitöltését is dúsíthatjuk játékosított elemekkel. A cél itt mindig az, hogy élvezetesebbé tegyük a folyamatainkat, miközben a szórakozáson túl nagyon is hasznos, kézzelfogható eredményeket is kapunk. A játékosítás egyet jelent azzal, hogy kilépünk a száraz, megszokott keretekből, és egy újragondolt, trendi formában tanulunk vagy kommunikálunk egymással. Gamification elemeket különböző komplexitással építhetünk be a folyamatainkba, a valóban összetett megoldások viszont több időt és büdzsét igényelnek.

7. Kérdőívek, felmérések, pulse survey-k

Az nem kérdés, hogy a munkavállalói élmény a jövőben is egyre inkább a HR fókuszába kerül. Ahhoz viszont, hogy a munkavállalók számára valódi értéket, pozitív élményeket tudjon nyújtani a vállalat, visszajelzésekre van szükségünk. Ez lehet bármilyen felmérés, kérdőív, a lényeg, hogy minél gyakoribb legyen, és utána valódi változások következzenek. A munkavállalók hangulatát, elégedettségét, véleményét már rengeteg digitális eszközzel tudjuk mérni, kezdve az ingyenesen elérhető kérdőív szoftverektől a mobil alkalmazásokon át a komplexebb pulse survey szoftverekig. Fontos, hogy bármilyen rendszert is választunk, a felhasználói felület könnyen használható legyen, majd sokrétűen tudjuk elemezni és prezentálni a begyűjtött adatokat. A lényeg ugyanis sosem maga a felmérés, hanem az, hogy mit kezdünk utána az összegyűjtött adatokkal.

8. Tudásmegosztó és képzési platformok

A belső tudásmegosztás és képzések szerepe mindig is jelentős volt a HR-ben. A VUCA-környezet felerősítette ennek szerepét, hiszen egyre több munkakörbe nem tudunk kívülről felvenni szakembereket. (VUCA: volatility, uncertainty, complexity, ambiguity, azaz változékonyság, bizonytalanság, bonyolultság, többértelműség – a vezetők döntési körülményeit jellemző szavak; a jó vezető ilyen környezetben is képes hatékonyan működni. – A szerk.)

A hosszú távban gondolkodó cégek már nem halogathatják tovább egy olyan belső rendszer kialakítását, amely a munkatársak tanulását és fejlődését szolgálja. Szerencsére rengeteg célszoftver és megoldás létezik már ennek az igénynek a kielégítésére is, nehéz is közülük választani. Az első lépés viszont itt is az, hogy a menedzsment elköteleződjön a kollégák fejlődése, a tudásmegosztás, a „tanuló szervezet” modellje mellett, és csak ez után érdemes belevágni az ezt támogató digitális megoldás kiválasztásába.

9. Együttműködés, belső kommunikáció, produktivitás

A járványhelyzet megmutatta, hogy online együttműködési platformok nélkül nem lehet sem a jövő, sem a jelen belső kommunikációját, csapatmunkáját menedzselni. Ezért fontos, hogy legyen egy olyan platformunk, amit a kollégák, projekt csapatok magabiztosan és hatékonyan tudnak használni egymás közti kommunikációra. A megfelelő eszköz kiválasztása mellett figyeljünk arra is, hogy egy új kollaborációs alkalmazás bevezetése vagy tartós használata hogyan írja felül olyan hagyományos kommunikációs csatornák szerepét, mint az email, az intranet, a hálózati közös könyvtárak stb. Beszéljük át a kollégákkal, hogy melyik eszközt mire használjuk, milyen típusú információ mehet a közös chatfelületbe és mi emailen. A belső kommunikáció rendszerezettsége, hatékonysága erősen befolyásolja a munkavállalók elégedettségét, hangulatát, ezért szánjunk időt a keretek felállítására és az új rendszer „tanulására”.

10. Üzleti folyamatok digitalizációja

Egy vállalat digitális transzformációja természetesen nemcsak a HR-folyamatok digitalizációját jelenti. Az elsődleges mindig a fő üzleti tevékenység, a meghatározó értékteremtő folyamatok automatizálása. Azon túl, hogy az ilyen kezdeményezéseknek közvetlen hatása van a produktivitásra, a munkavállalók elégedettségét is befolyásolja. Hiszen teljesen más munkavállalói élményt jelent Excel-táblákban, ne adj ég kockás papíron dolgozni, mint egy jól működő, a feladatainkhoz maximálisan illeszkedő digitális megoldást használva.  

A menedzsment és a HR közös feladata és felelőssége, hogy a digitális átállás minél gyorsabban és hatékonyabban elinduljon és haladjon a vállalatnál. Egy ilyen transzformációs projekt sikere számos tényezőtől függ, de ami biztosan kell, az a menedzsment elkötelezettsége és a HR technikai felkészültsége.

Timár Krisztina
HR-tanácsadó, az ÉlményHR.hu alapítója