Munkaerő-menedzsment

Bogdán Szilvia és Hopka László, NEXON
Bogdán Szilvia és Hopka László, NEXON
Forrás: ITB
„Együtt megoldjuk”

Hatékony válságkezelés a NEXON-ban

Az új koronavírus megjelenése olyan kihívásokkal állította szembe a munkáltatókat, amelyek megoldására nem volt bevált gyakorlat, kezelésére eddig elméletben léteztek tervek. Az első időszak válságmenedzselése után a hangsúly a változásmenedzsmenten, az újratervezésen van. A NEXON célja a vezetők, a HR és az IT- szakma támogatása: a tanulságok megosztása segíthet a vállalatoknak, és a HR-vezetőknek. A NEXON esetében a gyors helyzetfelismerés, a menedzsment összefogása hatékony válságkezelést eredményezett, melynek gyakorlati megvalósításába a NEXON HR- és IT-vezetője engedett bepillantást.

„A cégben a HR stratégiai partner, ezért azonnal tudtunk kapcsolódni a többi területhez. A NEXON rendelkezik üzletfolytonossági tervvel pandémiás helyzetre is, így azt életbe léptetve azonnal felállítottuk a válságstábot, amibe az üzletfolytonosság biztosításáért felelős területek vezetőit bevontuk, a válságstáb vezetése az én hatáskörömbe került. ”, mondta Bogdán Szilvia, a NEXON HR-igazgatója.

„Felmértük, kik a veszélyeztetettek például az egészségügyi állapotuk miatt, kiket érintett az oktatási intézmények bezárása, vagy a gyermekek felügyelete melyik kollégánknak okozott gondot. Azon dolgoztunk, hogy az összes terület vezetője fel legyen készítve azzal a tudással, ami a helyzet menedzseléséhez szükséges volt”, tette hozzá Bogdán Szilvia.

De nem csak az HR-en, hanem az IT- területen is új kihívásokat okozott a járványhelyzet.

„Gyorsan kellett reagálni, mind hardver, mind alkalmazás, mind jogosultság szinten, figyelembe véve az IT-biztonsági előírásokat. Folyamatosan figyeltük a környező országokban zajló történéseket, így több tervvel is rendelkeztünk addigra, mire itthon is bevezették a szükséges intézkedéseket” - mondta Hopka László, a NEXON IT-szolgáltatási igazgatója.

 

IT - biztonságosan otthonról

Felmérve a helyzetet a NEXON úgy döntött, hogy a veszélyeztetett csoportba sorolt munkavállalókat home office-ba küldi, ahol pedig az otthoni munka nem volt megoldható azonnal, ott a munkatársak szabadságot vettek ki.

„Az átállás során arra törekedtünk, hogy azt minél zökkenőmentesebbé tegyük a kollégák számára az üzletfolytonosság biztosítása mellett. Rövid idő alatt végrehajtottuk a sávszélesség- és az eszközpark-bővítést, a legszigorúbb adatbiztonsági előírások mellett”, mondta Hopka László. „Az otthoni munkavégzéshez szükséges gépek nagy részét nem beruházásból biztosítottuk, felhasználtuk az oktatótermeink gépeit is, és húsz új laptopot szereztünk be. Olyan megoldást dolgoztunk ki, ami céges és saját gépről is elérhetővé teszi az irodai környezetet. Új szervereket hoztunk létre, és a hálózati kapacitásunkat a tízszeresére növeltük.” Ezeken túl oktatóanyagok is készültek a home office-ban dolgozó munkatársak támogatására, amelyek a VPN bejelentkezésekhez és a videókonferenciákhoz adtak iránymutatást.

„IT-biztonsági oldalról a mi feladataink elsősorban az otthoni munka biztonságszintjének fenntartásával és fejlesztésével kapcsolatosak. Mi magunk is fokozottabban figyeljük a támadási trendeket. A leggyakoribbak jelenleg az emailes adathalászat és webhely-eltérítéses próbálkozások”, mondta az IT-vezető.

 

Központban az ember

„Változatos és kreatív megoldásokkal támogattuk a szervezet megértését a home office-szal kapcsolatosan. Egyes területeknél ügyeleti rendet dolgoztunk ki, az ügyfeleinknél a személyes ügyelet átalakításra került. Az irodai bejutás megkönnyítésére felmértük az egy területről közlekedő kollégáinkat is, akiknek NEXON telekocsi-rendszert alakítottunk ki, ahol kellett, ott céges gépkocsit adtunk a bejáróknak, és a parkolást díjmentessé tettük.” Az információmegosztás, belső kommunikáció középpontjába is a COVID-19 került: „A NEXONma-n megosztottuk kezdeményezéseinket, vezetői üzeneteinket, a megelőzéssel kapcsolatos információkat, kialakult a »közös a jövőnk« szervezeti megélése is.  A szervezeti és vezetői »jó gyakorlatokat« is megosztjuk. Személyes élményeiket képekkel illusztrálva mesélik el kollégáink.”

Az otthoni munkavégzés miatt a kapcsolattartás új formáinak kialakítására is szükség volt. A távoli munkavégzés célja, hogy a cég minimálisra csökkentse a járványidőszakban a személyes kontaktusok számát. Az ügyfélszolgálat a személyes és telefonos ügyintézést átterelte a NEXONline portálunkra, a bevezetési projektekben, valamint a kereskedők is távoli eléréssel végzik a munkájukat.

A jelenlegi helyzetnek van előnye is: az ügyfelek által elfogadottabbá válnak a mobil eszközökről is elérhető  digitális megoldások, mint például az elektronikus bérjegyzék, a szabadság és munkarend tervezés, HR adatigénylések és változtatások. A NEXON outsourcing-szolgáltatásának elsődleges kommunikációs felülete eddig is online platformon volt, de a teljes digitalizációhoz még szükség lenne a hatóságok változására is, például a TB-tasakok jelenlegi, kézi vezetésének digitalizálására, amiben kezdeményező szerepet vállalt a NEXON.

 

Folyamatos üzleti működés a kijárási korlátozások idején is

Az eddigiekhez hasonlóan, a veszélyhelyzet alatt is a NEXON összes ügyfelénél zökkenőmentesen és időben megtörtént a bérszámfejtés, és a szoftverek fejlesztésével sem álltak meg. A koronavírus-járványra való tekintettel a NEXON segíti partnereit a biztonságos és költséghatékony üzletmenet fenntartásában, ezért a NEXON_PORT+ mobilalkalmazás nyújtotta digitális HR-élményplatform 90 százalék kedvezménnyel érhető el.

Ahogy a fentiek is mutatják, a vállalat nem zárkózott be: „Toborzunk, vannak új belépőink, zajlik az onboarding, a szakmai képzések, belső egyeztetések.  Az eszköztárunk gazdagodik például bevezettük a távoktatást, márciusban virtuális intézménylátogatást és orientációs gyakorlatot szerveztünk az ELTE PPK, Emberi erőforrás tanácsadó I. évfolyamos hallgatói részére”, részletezte Bogdán Szilvia a mindennapi HR- és üzleti tevékenységek kapcsán.

 

Stabil lábakon álló cég

„Azt gondolom, hogy a lehetőségekhez képest gyorsan sikerült alkalmazkodni a megváltozott környezethez, egyre jobban használjuk az új kommunikációs platformokat, a tapasztalatok beépítésével pedig új csoportmunka-szoftvert vezetünk be. A megújulásra, a fejlődésre kell koncentrálni úgy, hogy abból hosszú távon is előnyt tudjunk kovácsolni”, zárta gondolatait Hopka László.

„Ha most visszatekintek a járvány kezdeti időszakára, nagyon sok érzelem és gondolat idéződik fel bennem. Nem gondolom, hogy vége, de azért azt gondolom, hogy a fókusz áttevődött a válságmenedzsmentről a változásmenedzsmentre. Abban hiszek, hogy az élet folyamatos tanulás, minden helyzet tanít valamire. Ebben az időszakban is tanultam magamról, a kollégákról, a NEXON-ról, vezetőtársaimról és az együttműködésről is. Azt gondolom, hogy a HR, illetve az IT élvonalba állítása, a vezetők támogatása, az együttműködés hatékony megoldásokat eredményezett”, mondta Bogdán Szilvia.