Munkaerő-menedzsment

44_2_entrepreneur.jpg
Forrás: ITB
Csak az nem hibázik, aki nem dolgozik

Hat tipp a munkahelyi hibák kijavítására

Bármennyire is tartunk a hibázás lehetőségétől, mindenki követ el bakikat. Csak az nem hibázik, aki nem dolgozik – szól a jól ismert mondás. Hiba esetén a legfontosabb teendőnk, hogy ne tagadjunk, ne halogassunk és ne essünk pánikba! Gondoljunk úgy a hibára, mint a siker egyik alapfeltételére. Összeállításunkban hat tippet adunk a munkahelyi hibák jóvátételére.

Megtanulni viszont azt, hogyan kezeljük a hibákat, hibázásainkat a munkánk során, nehéz – nemcsak a munkavállalóknak, de vezetőknek is. A hiba elkövetésekor a legtöbb ember szégyenérzettel küzd, azonnal törölni szeretné azt, ami megtörtént, vagy megtenni azt, amit elmulasztott, és leginkább mindent újrakezdene. Céges kultúrákban megannyi hibalehetőség adódhat nap mint nap: egy rosszul megválasztott hangnem a vezetőkkel, egy elfelejtett e-mail, elő nem készített értekezlet vagy elrontott gyártási terv. A közös bennük az, hogy a hiba mértéke és következménye nem áll összhangban azzal az érzéssel, amit az „elkövetője” átél, az mindig ugyanolyan rossz.

Sajnos hibázni mindenki fog és nem is egyszer, ez az emberi lét egyik alapvetése, munkáltatóként és munkavállalóként is egyaránt. Érdemes azonban a hibák kapcsán megismerni olyan stratégiákat, melyek segítenek feldolgozni az ilyen hibaszituációkat és elkerülésükre is adnak lehetőséget.

 

1. Maradjunk nyugodtak

Nemcsak egy irodai hibánál, hanem általában krízishelyzetben az első lépés a pánikhangulat kialakulásának megelőzése. Nyilván, ezt könnyű leírni, de nehéz megvalósítani. Az ember genetikailag a negatív dolgokra összpontosít, és természetes, hogy ilyen helyzetben könnyen pánikba esünk. Vagyis természetünk ellen kell dolgozzunk, amikor a pánikhelyzet kialakulását próbáljuk megakadályozni. Ha azt gondoljuk, nem vagyunk képesek legyőzni ösztöneinket, jusson eszünkbe, hogy az sem természetes, hogy órákon keresztül egy számítógép előtt ülünk és nem mozgunk, mégis megtesszük mindennap. Vagyis képesek vagyunk ellenőrizni, milyen választ adunk az adott helyzetre. Szóval, lélegezzünk mélyet, majd kérdezzük meg magunkat: mit tehetek most?

 

2. Mérjük fel a helyzetet!

A hibát előbb vagy utóbb be kell vallanunk közvetlen felettesünknek. De nem ez legyen az első lépés. Álljunk ellen a kísértésnek, hogy rögtön e-mail írjunk, vagy még rosszabb, berohanjunk hozzá az irodába és pánikolva valljuk be tévedésünket. Helyette gondoljuk át, hogyan tudjuk magunk megoldani a kialakult helyzetet. Találjunk ki legalább két megoldást a problémára, melyből felettesünk választja ki a követendő utat. A példánknál maradva a 20 oldalas jelentés helyett lehet elegendő egy oldalban vázolni a helyzetet. Második lépésként gondoljuk át, létezik-e nem mondvacsinált kifogás a munka halasztására – például egy jelentős változás történt, mely befolyásolja a jelentés mondandóját. Érdemes az összes lehetőséget megvizsgálni.

 

3. Készüljünk fel az őszinte bocsánatkérésre

Első körben be kell látnunk saját magunk előtt, hogy hibáztunk és vállaljuk érte a felelősséget. Ennyire egyszerű. A nagy vállalatok kríziskommunikációjában is az őszinte és időben kimondott bocsánatkérés van a legnagyobb hatással. Gondoljunk arra, hogy felettesünk is emberből van, és nagy valószínűséggel ő is hibázott már többször karrierje során. Ez azt jelenti, hogy idővel valószínűleg megbocsátja tévedésünket (még akkor is, ha akkora hibát követtünk el, hogy a Holdról is látszik). Amit biztos nem bocsátana meg, ha nem vállaljuk a felelősséget hibáinkért.

Nézzünk szembe azokkal az emberekkel, akikre negatív hatással volt tévedésünk, és mondjuk ki a bűvös szót: bocsánat, és nem kell fiókból kirángatott kifogásokkal magyarázkodni. Lássák, hogy őszintén sajnáljuk a dolgot, álljunk elő egy konkrét tervvel a hiba elhárítására, és ígérjük meg, hogy a jövőben nem követünk el hasonló hibát.


4. Tanuljunk a hibáinkból!

Gondoljuk át, hogy mi vezetett a hibához. Görgessük vissza a történteket és próbáljuk megtalálni azt a pontot, ahol egy másik döntés vagy cselekedet megelőzte volna a probléma kialakulását. Vajon miért hagytuk figyelmen kívül a példában szereplő levelet? Simán megfeledkeztünk róla? Akkor használjunk egy alkalmazást, amely emlékeztet teendőinkre. Egyébként is túl sok feladatot bíznak ránk, nem vagyunk képesek ellátni azokat? Szóljunk felettesünknek, hogy itt az ideje egy új alkalmazottat felvenni.

 

5. Építsük vissza hírnevünket!

Úgy érzi, hogy a főnököd sokkal gyakrabban figyeli, hogy mivel foglalkozik, és többször ellenőrzi, hol tart a munkával, emlékezteti a határidőkre? Joggal aggódhat, de tény, hogy nem küldött el, ami azt jelenti, hogy hajlandó adni neked egy újabb esélyt. Amivel illene élni. Az elvárásokat túlteljesítve dolgozzunk. Ahol csak tudnunk, segítsünk a kollégáknak. Ha valamit megígértünk, akkor azt tartsuk is be. Bizonyítsuk be, hogy komolyan gondoltuk, tényleg tanultunk hibánkból, és nem ismételjük meg őket. A jobb teljesítmény, az összpontosítás segít feledtetni hibáinkat.

 

6. Engedjük el!

Minden rendben van azzal, ha rosszul érezzük magunkat az elkövetett hiba miatt. De nem kell elborítson minket az önsajnálat, a hiba nem határoz meg örökre életünkre. Ahhoz, hogy megfelelően értékeljük tévedésünket, próbáljuk ki a következő trükköt, melyet az illinoisi egyetem kutatói ajánlanak. Ha tévedésünk sokkal gyakrabban eszünkbe jut, mint szeretnénk, próbáljunk az emlék érzelemmentes összetevőire összpontosítani. A példánál maradva, amikor szemünk elé került az elfelejtett feladatot tartalmazó email, sütött a nap vagy esett az eső? Hogyan voltunk felöltözve? Ebéd előtt vagy után történt? Azzal, hogy felelevenítjük ezeket a lényegtelen részleteket, elvonjuk figyelmünket a helyzet kellemetlenségétől és maga valójában kezdjük látni a történteket. Csupán egy olyan dolog történt, amiből tanulhatunk.

Génjeinkbe kódoltak a negatív dolgok

Kanadai egyetemi tanárok szemmozgás követésével végzett kísérleteik bebizonyították, hogy a negatív hírek jobban érdeklik az embereket, mint a pozitív hírek (a bonyolult kísérletek mellett egy hírportál olvasottsági listája is ugyanezt sugallja). A magyarázat szerint a negatív hajlam belénk kódolt, még abból az időszakból, amikor az ősember a barlangban élt. Hiszen azok maradtak fenn, akik gyorsan reagálta a veszélyekre, a rossz dolgokra. A rossz hír annak a jele volt, hogy a veszély elkerülése érdekében változtatni kell valamin.

Hogyan kezeljük a hibákat?

Ugyan egyes cégvezetők szeretnek minden hibát katasztrófának beállítani, ezt mégsem szabad soha elhinni. Az ördög mindig a részletekben rejlik, hiba mindig is volt, lesz és van, csak esetleg nem fedezik fel. Érdemes ezért már minden feladat esetén eleve úgy kezelni azt, mi lehet benne a potenciális hibaforrás, illetve keresni azokat a részleteket, melyek nem világosak a folyamat elindításakor. Mindig van ugyanis olyan szempont, ami vagy a vezető, vagy egy szakértő figyelmét elkerüli. Ez már egyben hozzá is járul ahhoz, hogy kevesebb lehetőségünk legyen hibázni. Ha azonban beüt a krach, vagyis hiba történt a legfontosabb ezt azonnal közölni, eltussolásának semmi értelme, csak súlyosbítja helyzetünket. Így válnak ugyanis a kis hibákból az egész céget komolyan érintő válsághelyzetek.

A lényeg az, hogy mind a félelmet és a büszkeséget félre téve időben jelenteni kell azt. Dicsérni nem fognak érte, de legalább elkerülhetővé válik egy még nagyobb katasztrófa. Bármilyen hiba esetén fogadjuk el azt, minden magyarázat kifogásként fog hatni, egy vezető számára is az a legjobb, ha a munkatárs bevallja őszintén, hogy hibázott, de van ötlete ennek orvoslására. A mentegetőzés és a hibát kozmetikázó válaszok csak még nagyobb pánikot keltenek a vezetőben, hiszen ő azonnal látja, akiben megbízott, az adott terület szakértője sem tud mit kezdeni a hibahelyzettel.

A legfontosabb minden hiba elkövetése és felismerése esetén, hogy vezető számára az rögvest világos legyen, már tettünk valamit ennek megoldására, a probléma javítható. Nyilván szituációfüggő, hogy mennyire lesz szükség túlórára, más szakemberek bevonására, e-mailek áradatára a helyzet megoldásához. De a lényeg az, hogy a hiba elkövetője is láthatóan tenni akar a megoldásért valamit.

Arról sem szabad elfeledkezni, hogy minden hibának lesz következménye, a vezető bizalma meginog egy ilyen esemény után az „elkövetőben”, de a munkatársak reakciói és viselkedése is megváltozhat. Mindez azt jelzi, hogy a „tettesnek” bizonyítania kell, hiába kínos érzés ez, de túl kell élni, erősnek kell mutatkozni és keményen dolgozni azért, hogy bebizonyítsuk, ez csupán egy egyszeri botlás volt, valójában sokkal többre vagyunk képesek.

 

A hiba tanulás

Érdemes megtanulni a hibáinkat pozitívan szemlélni, a legtöbb esetben egy hibaszituáció elemzése során döbbennek rá sokan, olyan szempontok is előkerültek az adott területen, melyek e nélkül nem merültek volna fel, például egy termék fejlesztése során. Maga a hibakezelés is sokat elárul egy-egy szervezetről, hiszen az érintettek reakciói, a vezetők, kollégák hozzáállása, a hibázó viselkedése is mind tükrözik az adott szervezet kultúráját és érettségét. Így mindenképpen érdemes, ha a kezdeti érzelmi hullámok lecsitultak az egész cégnek tanulni és profitálni a szituációból, amennyit csak tud, hogy legközelebb hasonló csapdába ne essenek. A hiba ugyanis akár akarjuk, akár nem, a tanulási folyamatok része. De ez jelzi azt is, hogy az adott vállalkozás mer váltani és kockáztatni, hiszen sikereket elérni nem lehet hibák nélkül. Csak akkor lehet valaki ma innovatív és sikeres, ha mer hibázni és ezekre a botlásokra pozitívan tud tekinteni.

Mindenesetre nem szabad azonban elmenni a hibák mellett, hanem tudatosítani kell, hogy mindig megtegyünk mindent, hogy tanulni tudjon a közösség belőle. A hiba nem rossz, hanem jelzi, hogy miben kell az adott személynek, vagy területnek, melyen előfordul fejlődnie. A hibákat ezért minden esetben alaposan ki kell elemezni a későbbi előfordulásuk eliminálása végett. Mindenkinek, aki a hibafolyamat részese volt, lehetőséget kell adni, hogy fejlődhessen; ki kell deríteni, mi volt az, ami a rossz megoldáshoz vezetett, és hogyan lehet legközelebb megelőzni azt.

Vannak olyan esetek a cégek életében, amikor merni kell kockáztatni és hibázni is. Nem dől össze a világ, de a mai szoros verseny miatt sokszor járt utakat kell járatlanra cserélni, és nem minden esetben tudunk megfelelő szakembert allokálni még vezetői szinten sem az új kihívások leküzdésére.

Azok a cégek, melyek drákói szigorral szankcionálják a hibázó alkalmazottakat, nem is tudnak fejlődni, mert kiölik a szervezetükből a bevállalós gondolkodásmódot és attitűdöt. A hibázás megtanítja a szervezetet arra is, hogy soha ne adja fel, ha nem megy – ez esetben másként, de újra kell próbálni a kitűzött célok elérését, akár más metódussal, akár más szemszögből vizsgálva a hibás lépéseket a projektben. Soha ne feledjük azt, hogy a világ legsikeresebb emberei sokkal többet hibáztak életükben, mint a középszerűek. Fordítsuk a hibákat a magunk és cégünk fejlődésére és előnyére!