Munkaerő-fejlesztés

Kmoskó Judit HR-szakértő
Kmoskó Judit HR-szakértő
Forrás: ITB
„Akkor sikeres az onboarding, amikor a dolgozó jól érzi magát, nem fél, és nem érzi, hogy azonnal teljesítenie kell”

Évente megújulni vagy lehorgonyozni? Onboarding a változás hajóin

„Járt utat a járatlanért el ne hagyj”, tartja a mondás. Az élet számtalan területén jól bevált mantraként – de nem így az onboardingban. A régi berögződésre épült folyamatok ugyanis sokszor többet ártanak, mint használnak, a jelölt szempontjából pedig az onboarding az első perctől az utolsóig kritikus és meghatározó a hosszú távú elköteleződés szempontjából. Nem véletlen, hogy az onboarding egyre kényesebb kérdéssé kezd válni céges szempontból is. Hogyan, mikor és miért kell változtatni? 

Magától értetődőnek tűnhet, hogy minden egyes cég rendelkezik onboarding folyamattal, amely során a jelöltből munkavállalóvá érett kollégát végig kísérik minden egyes fázison az első naptól kezdve a próbaidő végéig. Elméletben legalábbis így kellene működnie a dolgoknak, azonban hamar rá kellett döbbennem, hogy a gyakorlat olykor szöges ellentétben áll ezzel.

 

Az első benyomás tudománya, az együttműködés sikerének záloga

„Még mielőtt arra válaszolnék, hogy mitől lesz jó egy onboarding folyamat, fontos, hogy azzal kezdjük, egyáltalán legyen onboarding folyamat, mert ez nem mindenhol magától értetődő dolog”, mondta Kmoskó Judit HR-szakértő, business coach, oktató. „Nem várhatjuk el a munkaerőtől, hogy az első napon feltalálja magát minden segítség nélkül, nekünk kell őt beilleszteni az új környezetbe, és minél többet foglalkozunk vele, az a folyamat során annál jobban megtérül.”  A magára hagyott új munkavállaló ugyanis az esetek többségében nem elégedett, és bizony nagy a veszélye, hogy a belépési folyamat első heteiben búcsút fog venni a cégtől. Persze nem lehet általánosítani, de a nagy számok törvénye ezt mutatja. „Azzal nincs vége a toborzás-kiválasztás kampánynak, hogy pipát teszünk a betöltött pozíció mellé, mert onnantól indul igazán a nagy feladat, hogy az új munkavállalót az egész részévé tegyük. A próbaidő többek közt erre is jó”, tette hozzá a szakértő.

A szóban forgó időintervallum alatt az újdonsült dolgozó és a cég is folyamatosan bizonyítanak egymásnak. Ha megvan a „kémia”, akkor a hosszú távú együttműködés garantált, azonban, ha jelölt negatív élménnyel távozik az első nap után, vagy egyszerűen nem alakul ki az elköteleződés, a lojalitás érzete a munkahely felé, akkor nem lesz gyümölcsöző az együttműködés, és ez sokszor az onboarding hibájának vagy hiányának tudható be. „A jelölt tudását és idejét váltjuk meg a fizetésével, a lojalitását nem, azt ki kell érdemelnünk. Ez pedig nagyban függ attól, hogy miként támogatjuk a belépés nulladik percétől kezdve”, mondta Kmoskó Judit. 

 

Onboarding Maslow-piramis nézetben

Felmerülhet a kérdés, ha az onboarding gyakorlatilag a megtartó eszközök listájára kerül fel, mégis, hogyan kell jól csinálni? „Szerintem érdemes a Maslow-piramist alapul venni, azaz olyan munkakörülményeket kell teremteni, ahol a munkavállaló jól érzi magát, ahol számára komfortos lenni, és ahol szívesen és otthonosan mozog. Tehát fontos, hogy az első napján legyen számítógépe, monitorja, egy ergonomikus, kényelmes íróasztala, széke és legyenek megfelelőek a fényviszonyok. Az sem hátrány, ha ötszáz négyzetméterre nem kétezer embert zsúfol a cég”, mondta a HR szakértő.

Az alapvető jó körülményeken és eszközökön túl Kmoskó szerint az sem árt, ha egy céges „Wikipédiában” minden le van írva, ami segíteni tudja az új belépőt a beilleszkedésben. „Ha tudja, hogy épp hova kell nyúlnia, amikor valamire szüksége van, milyen platformokat és szoftvereket használ a cég, milyen vállalati célok vannak kitűzve az évre, vagy egész egyszerűen, ha tudja, hogy merre induljon a konyhába, vagy hogyan főzzön kávét magának, az sokat segít”, fűzte hozzá. „De szintén fontos, hogy a kultúrába is be tudjuk integrálni az embereket. Épp ezért nemcsak a hard tréningekre kell gondolni, hanem azokra a dolgokra is, amelyek elősegítik a kulturális asszimilációt, ami akkor még nagyobb hangsúlyt kell, hogy kapjon, ha nemzetközi csapattal dolgozunk.”

Ugyanakkor a fentiek mellett a „buddy-k” is (haverok, angolul) a pozitív irányba tolják az onboarding mérlegét, akik végigkalauzolják az új kollégát az irodán és az első napjain, megmutatva mindent, segítséget nyújtva a napi szintű kérdésekben.

 

Megújítani vagy nem megújítani, az itt a kérdés

A jól működő és sikeres folyamatokon az ember nem szívesen változtat. Viszont, ha éveken át ragaszkodik az egykoron jól működő megoldásokhoz, azzal találhatja magát szemben, hogy eljárt felette az idő. A jelen munkaerő-piaci környezetben ezt a luxust pedig egyetlen cég sem engedheti meg magának. 

Minden változik és gyorsan halad, rengeteg új ember kerül állandóan felvételre, viszont nem biztos, hogy évente, teljes egészében meg kell újítani az onboarding folyamatot. Sokkal inkább azt érdemes megvizsgálni, mi változott vagy változik a cégkultúrában, és ezeket a folyamatokat beleilleszteni, hozzáigazítani a beléptetési folyamathoz. Teljesen megújítani az onboarding folyamatot akkor érdemes, ha a cégben markáns változás történt”, szögezte le Kmoskó Judit. „Ezen kívül persze nagyon fontos követni a piaci trendeket és megnézni, hogy ki mit csinál. Nyitott szemmel kell járni.”

 A klasszikus onboarding folyamaton túl azonban hangsúlyos a pre-onboarding is. Már akkor elkezdődik, amikor a dolgozó elfogadja új munkahelye ajánlatát, és a réginél pedig felmond. Az legfontosabb dolog ebben az időszakban, hogy fogni kell a leendő kolléga kezét, „Nem telhet el két-három hét anélkül, hogy hozzá se szólunk az új kollegánkhoz, aki izgatottan várja a munkakezdést”, javasolja a HR-szakértő.

„Akkor sikeres az onboarding, ha a dolgozó jól érzi magát, nem fél és nem ijed meg az új környezettől, illetve nem érzi, hogy azonnal eredményt kell letennie az asztalra. Hiszen ahhoz, hogy produktívvá válhasson, végig kell mennie egy egész folyamaton”, zárta gondolatait Kmoskó Judit.