A RENDEZVÉNYEKEN TÖRTÉNŐ FIZIKAI ÉS ONLINE RÉSZVÉTELHEZ KAPCSOLÓDÓ ADATKEZELÉSEK
AZ ADATKEZELŐ ADATAI
| Név: | IT-Business Publishing Kereskedelmi, Szolgáltató és Kiadói Korlátolt Felelősségű Társaság (adatkezelő vagy ITB) |
| Székhely: | 1125 Budapest, Kikelet utca 50. |
| Cégjegyzékszám: | 01 09 399668 |
| Adószám: | 14107368-2-43 |
| Képviseli: | Nagy László, ügyvezető önállóan |
| Honlap: | https://itbusiness.hu |
| Elektronikus elérhetőség: | info@itbusiness.hu |
Jelen tájékoztató az adatkezelések legfontosabb körülményeit mutatja. Kérdés esetén az ITB-től további részletes tájékoztatás kérhető.
RÉSZTVEVŐ SZEMÉLYEK ADATAINAK A KEZELÉSE
Az ITB minden évben több alkalommal konferenciákat szervez, melynek keretében a szponzorokat és a lehetséges vevőiket összehozza. A konferenciák jellemzően mind online, mind pedig tényleges fizikai jelenléttel is elérhetők, mindkét esetben szükséges azonban a résztvevők regisztrációja. A regisztráció során a résztvevő személyes profilja is kitöltendő, melyet az ITB a résztvevő tiltakozásáig adatbázisában kezel. Az ITB ennek segítségével segíti az érintetteket a megfelelő konferencián való részvételben, valamint ezzel tudja szponzorai felé vállalt kötelezettségeit is teljesíteni, valamint mérni a szolgáltatásának sikerét.
A személyes adatokat az adatkezelő a következőképpen kezeli:
| Az adatkezelés célja | Részvételi regisztráció:
Az érintett regisztrációja a rendezvényen történő részvétel biztosítása, lehetővé tétele céljából. Adatbázisban rögzítés: Az érintett profiljának létrehozatala, illetve szponzorációs célból az érintetti profil szponzorok számára történő hozzáférhetővé tétele, valamint az ITB szolgáltatása sikerességének mérése. |
| Az adatkezelés jogalapja: | Az adatkezelés jogalapja a részvételi regisztráció tekintetében az érintett hozzájárulása a GDPR 6. cikk (1)(a) bekezdése alapján. Az érintett a hozzájárulását bármikor, indokolás nélkül visszavonhatja.
Az adatbázisban történő adatrögzítés tekintetében a GDPR 6. cikk (1)(f) pontja szerinti jogos érdek. Az érintett az adatbázisban történő rögzítés ellen tiltakozhat. |
| Jogos érdek megnevezése: | A résztvevők számára a részvételben való segítség nyújtása (lásd. az ÁSZF-ben nevesített szolgáltatásmódokat), a szponzorok számára a megfelelő célközönség beazonosításának lehetővé tétele, valamint a szolgáltatás sikerességének mérése. |
| Az érintettek kategóriái: | Az ITB rendezvényein, konferenciáin való részvételi, illetve azzal összefüggésben szponzorációs célból regisztráló természetes személyek. |
| Kezelt személyes adatok kategóriái: | Regisztráció esetében: e-mail cím, jelszó, a részvétel módja, érdeklődési terület, pozíció.
Konferencián való részvétel esetében: e-mail cím, jelszó, a részvétel módja, érdeklődési terület, pozíció. Webes előadás esetében: e-mail cím, jelszó. |
| A személyes adatok forrása: | Az érintettek. |
| Az adatkezelés időtartama: | A hozzájárulás visszavonásáig. Jogos érdek alapú adatkezelés esetében az érintett tiltakozásáig. |
| Címzettek (adattovábbítás alanyai): | Jogos érdeken alapuló adatkezelések esetén az adott rendezvény szponzorai. |
| Harmadik országba történő adattovábbítás: | Nem történik |
| Automatizált döntéshozatal/profilalkotás: | Nem történik. |
| Kötelező-e az adatszolgáltatás: | Nem |
| Milyen következményekkel jár, ha az érintett nem adja meg a személyes adatait: | Adatszolgáltatás hiányában az adatkezelési célok meghiúsulnak. A regisztrációhoz az adatok megadása szükséges, egyéb esetben a regisztráció nem működik.
Adatbázisban való szerepeltetés nélkül az érintettet nem áll módjában az ITB-nek a szponzorokkal összekötni. |
A KIÁLLÍTÓ (PARTNER) SZEMÉLYEK ADATAINAK A KEZELÉSE
Az ITB rendezvényein jellemzően jogi személyek jelennek meg kiállítóként. Ilyen esetekben törvényes képviselőik, kapcsolattartóik nevét és elérhetőségi adataikat kezeli az ITB az alábbiak szerint:
| Az adatkezelés célja | A megrendelés teljesítése, az abból eredő jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése. |
| Az adatkezelés jogalapja: | A személyes adatok kezelésének jogalapja jogi személy képviselője és kapcsolattartója esetében a GDPR 6. cikk (1)(f) bekezdés szerinti jogos érdek. |
| Jogos érdek megnevezése: | A jogi személy képviselőjén, kapcsolattartóján keresztül történő kapcsolatfelvétel, kapcsolattartás, szerződésből származó jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése. |
| Az érintettek kategóriái: | Az ITB rendezvényein kiállítóként/társkiállítóként megjelenő jogi személyek képviselői, kapcsolattartói. |
| Kezelt személyes adatok kategóriái: | Ügyvezető neve, kapcsolattartó neve, telefonszáma, e-mail címe, beosztása |
| A személyes adatok forrása: | Az érintett kiállító partner szolgáltatja az adatokat. |
| Az adatkezelés időtartama: | A kiállítás időtartama, azt követően pedig a számviteli bizonylatot alátámasztó okirat részeként a kifizetést követő 8. év utolsó napja. |
| Címzettek (adattovábbítás alanyai): | Microsoft Office Microsoft Ireland Operations, Ltd. Attn: Data Protection One Microsoft Place South County Business Park Leopardstown Dublin 18, D18 P521, Ireland |
| Harmadik országba történő adattovábbítás: | Nem kerül továbbításra személyes adat. |
| Automatizált döntéshozatal/profilalkotás: | Nem történik. |
| Kötelező-e az adatszolgáltatás: | Az adatszolgáltatás önkéntes. |
| Milyen következményekkel jár, ha az érintett nem adja meg a személyes adatait: | Szükséges adatok megadásának hiányában nem valósulhat meg a szolgáltatásnyújtás, a szerződésből eredő jogok gyakorlása, kötelezettségek teljesítése. |
FÉNYKÉPEK, VIDEÓFELVÉTELEK KÉSZÍTÉSE ÉS FELHASZNÁLÁSA A RENDEZVÉNYEN
Az ITB a rendezvényekről fényképeket és videófelvételeket készíthet, melyek célja a rendezvényen a rendezvény népszerűsítése, az ITB tevékenységének nyilvánosság számára történő bemutatása. A felvételeket honlapján, illetve közösségi média felületein, illetve az ITB kiadványaiban jelenítheti meg. A felvételek készítésére az ITB mind az adatkezelési tájékoztatójában, mind pedig a rendezvényre történő fizikai belépésnél felhívja a figyelmet. A felvételek a jelenlévők sokaságára és nem az egyedi részvevőkre fókuszálnak, ezzel együtt a képen látható személy egyedileg beazonosítható lehet. Tekintettel arra, hogy a rendezvényen résztvevő személyek sokasága miatt egyedi hozzájáruláskérés nem valósítható meg, az ITB jogos érdek jogalapon kezeli a felvételeket.
Valamennyi érintett jogosult a felvételek készítésével szemben tiltakozni akár a helyszínen a felvétel készítésekor, akár a későbbiek folyamán. Ebben az esetben az ITB felvételt nem készít, illetve a már elkészült felvételt törli/megsemmisíti, vagy az érintettre vonatkozó részt a felvételről eltávolítja, átszerkeszti. AZ ITB kiadványai vonatkozásában az ott megjelent tartalomhoz kapcsolódóan utólagos megsemmisítésre nincsen mód.
| Az adatkezelés célja | A fénykép, illetve videófelvétel készítése és felhasználása a rendezvény népszerűsítése, illetve a tevékenységének a nyilvánosság számára történő bemutatása céljából. |
| Az adatkezelés jogalapja: | AZ ITB GDPR 6. cikk (1)(f) bekezdésben nevesített jogos érdeke. |
| Jogos érdek megnevezése: | AZ ITB tevékenységének nyilvánosság számára történő bemutatása, népszerűsítése. |
| Az érintettek kategóriái: | A rendezvényeken részt vevő személyek. |
| Kezelt személyes adatok kategóriái: | Fénykép, videófelvétel, illetve a felvételeken látható, valamely résztvevőhöz köthető egyéb jellemző. |
| A személyes adatok forrása: | Az érintettek. |
| Az adatkezelés időtartama: | Az érintett tiltakozásáig történik az adatkezelés. AZ ITB print kiadványaiban történő megjelenítés esetében a megjelenést követően a tiltakozás már nem kivitelezhető. |
| Címzettek (adattovábbítás alanyai): | Tárhelyszolgáltatás:
ELIN.hu Kft. A képfelvételek, videófelvételek Facebookon, honlapon, nyomtatott kiadványban történő megjelenítése a nyilvánosság számára történő adattovábbítást jelent. A Facebook/Linkedin felületén történő megjelenítés esetében a Facebook/Linkedin adatfeldolgozóként vesz részt a folyamatban. |
| Harmadik országba történő adattovábbítás: | A Facebook (Meta), Linkedin (Google) harmadik országbeli szolgáltatók.
Mindkét szolgáltató részese a Data Privacy Framework-nek: Facebook (Meta Platforms Inc.): https://www.dataprivacyframework.gov/ |
| Automatizált döntéshozatal/profilalkotás: | Nem történik. |
| Kötelező-e az adatszolgáltatás: | Az adatszolgáltatás önkéntes. |
| Milyen következményekkel jár, ha az érintett nem adja meg a személyes adatait: | Amennyiben az érintett az adatkezeléssel szemben tiltakozik nem készülhet fénykép, illetve videófelvétel. A nyomtatott kiadvány kivételével tiltakozás esetén az adatkezelés utólag is megszüntetésre kerül. |
A fénykép- és videófelvételek készítésével összefüggő személyes adatok kezelése tekintetében fennálló jogos érdeket az ITB érdekmérlegelés keretében vizsgálta, illetve dokumentálta.
ÉRINTETTI JOGOK
Az érintetteket az adatkezelésekkel összefüggésben számos jog megilleti. Az alábbiakban ezen jogokat mutatjuk be:
Az érintettek adatkezeléssel összefüggő jogai: az adatkezelés folyamatban létéről való tájékoztatáshoz való jog az adatkezeléssel kapcsolatos fenti információkhoz való hozzáférés joga a kezelt személyes adatok másolatának rendelkezésre bocsátása iránti jog adathordozhatósághoz való jog (szerződés teljesítése, illetve hozzájárulás jogcímén történő adatkezeléskor) az érintettre vonatkozó személyes adatok helyesbítése, törlése, kezelése korlátozásának kérése iránti jog a személyes adatok kezelése elleni tiltakozáshoz való jog (jogos érdek jogcímén történő adatkezeléskor); a felügyeleti hatósághoz való panasz benyújtásának joga, bírósághoz fordulás joga.
Ön az adatkezelőtől tájékoztatást kérhet személyes adatai kezelésével kapcsolatban.
Az érintett felsorolt jogainak magyarázata:
Tájékoztatáshoz való jog:
Az adatkezelő az Ön részére a személyes adatok kezelésére vonatkozó valamennyi információt tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően megfogalmazva köteles átadni.
Az információkat az adatkezelő késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül írásban adja meg. Az érintett kérésére szóbeli tájékoztatás is adható, feltéve, hogy az érintett a személyazonosságát megelőzőleg más módon hitelt érdemlően igazolta.
Amennyiben a kérelem összetett és nagy számú, az egy hónapos határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról az adatkezelő a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, a tájékoztatást lehetőség szerint elektronikus úton kell megadni, kivéve, ha az érintett azt másként kéri.
Ha az adatkezelő nem tesz intézkedéseket az érintett kérelme nyomán, késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával.
A személyes adatokhoz, az adatkezeléssel kapcsolatos információkhoz való hozzáférés joga:
Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől visszajelzést kapjon arra vonatkozóan, hogy személyes adatainak kezelése folyamatban van-e, és ha ilyen adatkezelés folyamatban van, jogosult arra, hogy a személyes adatokhoz és a következő információkhoz hozzáférést kapjon:
- az adatkezelés céljai;
- az érintett személyes adatok kategóriái;
- azon címzettek vagy címzettek kategóriái, akikkel, illetve amelyekkel a személyes adatokat közölték vagy közölni fogják;
- a személyes adatok tárolásának tervezett időtartama, vagy ezen időtartam meghatározásának szempontjai;
- az érintett tájékoztatása arról, hogy kérelmezheti az adatkezelőtől a rá vonatkozó személyes adatok helyesbítését, törlését vagy kezelésének korlátozását, és tiltakozhat az ilyen személyes adatok kezelése ellen;
- a felügyeleti hatósághoz (amely a NAIH) címzett panasz benyújtásának joga;
- ha az adatokat nem az érintettől gyűjtötték, a forrásukra vonatkozó minden elérhető információ;
- az automatizált döntéshozatal (ideértve a profilalkotást is) megvalósul-e az adatkezelőnél és ha igen, mely területen, mi az alkalmazott logika és az ilyen adatkezelés milyen jelentőséggel bír, illetőleg az érintettre nézve milyen várható következményekkel jár.
Az adatkezelő ismételten tájékoztatja az érintettet, hogy személyes adatoknak harmadik országba vagy nemzetközi szervezet részére történő továbbítására semmilyen formában nem kerül sor.
Másolat rendelkezésre bocsátásának joga:
Az adatkezelő az adatkezelés tárgyát képező személyes adatok másolatát az érintett rendelkezésére bocsátja az érintett kérelme esetén. Az érintett által kért további másolatokért az adatkezelő az adminisztratív költségeken alapuló, észszerű mértékű díjat számíthat fel. Ha az érintett elektronikus úton nyújtotta be a kérelmet, az információkat széles körben használt elektronikus formátumban kell rendelkezésre bocsátani, kivéve, ha az érintett másként kéri.
A másolat igénylésére vonatkozó jog korlátját képezi azonban, hogy az nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.
Az adathordozhatósághoz való jog:
Az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa az adatkezelő rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná az adatkezelő; amennyiben az adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása, vagy kifejezett hozzájárulása vagy szerződés teljesítése, és egyben ha az adatkezelés automatizált módon történik.
Az érintett jogosult a fenti feltételek megvalósulása esetén arra, hogy – ha ez technikailag megvalósítható – kérje a személyes adatok adatkezelők közötti közvetlen továbbítását.
Az adathordozhatósághoz való jog korlátját képezi azonban, hogy az nem érintheti hátrányosan mások jogait és szabadságait.
A helyesbítés joga:
Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől kérje a rá vonatkozó pontatlan személyes adatok indokolatlan késedelem nélküli helyesbítését, illetőleg a hiányos személyes adatok – egyebek mellett pl. kiegészítő nyilatkozat útján történő – kiegészítését.
A törlés joga:
Az érintett jogosult arra, hogy az adatkezelőtől kérje a rá vonatkozó személyes adatok indokolatlan késedelem nélküli törlését, az adatkezelő pedig köteles arra, hogy az érintettre vonatkozó személyes adatokat indokolatlan késedelem nélkül törölje, ha az alábbi indokok valamelyike fennáll:
- a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték;
- az érintett visszavonja az adatkezelés jogalapját képező hozzájárulását (vagy kifejezett hozzájárulását), és az adatkezelésnek nincs másik jogalapja;
- az érintett tiltakozik a közérdekből vagy jogos érdekből történő adatkezelése ellen, és valóban nincs elsőbbséget élvező jogszerű ok az adatkezelésre, vagy az érintett a közvetlen üzletszerzési érdekből történő adatkezelés ellen tiltakozik;
- a személyes adatokat az adatkezelő jogellenesen kezelte;
- a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell.
Ha az adatkezelő nyilvánosságra hozta a személyes adatot, és azt törölni köteles, az elérhető technológia és a megvalósítás költségeinek figyelembevételével megteszi az ésszerűen elvárható lépéseket – ideértve technikai intézkedéseket – annak érdekében, hogy tájékoztassa az adatokat kezelő egyéb adatkezelőket, hogy az érintett kérelmezte tőlük a szóban forgó személyes adatokra mutató linkek vagy e személyes adatok másolatának, illetve másodpéldányának törlését.
Nem lehet az adatok törlését kérni, amennyiben az adatkezelés szükséges:
- a véleménynyilvánítás szabadságához és a tájékozódáshoz való jog gyakorlása céljából;
- a személyes adatok kezelését előíró, az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jog szerinti kötelezettség teljesítése, illetve közérdekből vagy az adatkezelőre ruházott közhatalmi jogosítvány gyakorlása keretében végzett feladat végrehajtása céljából;
- a népegészségügy területét érintő közérdek alapján;
- közérdekű archiválás céljából, tudományos és történelmi kutatási célból vagy statisztikai célból, amennyiben a törléshez való jog valószínűsíthetően lehetetlenné tenné vagy komolyan veszélyeztetné ezt az adatkezelést; vagy
- jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, illetve védelméhez.
Az adatkezelés korlátozásához való jog:
Az érintett jogosult arra, hogy kérésére az adatkezelő korlátozza az adatkezelést, ha az alábbiak valamelyike teljesül:
- az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát, ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amely lehetővé teszi, hogy az adatkezelő ellenőrizze a személyes adatok pontosságát;
- az adatkezelés jogellenes, azonban az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását;
- az adatkezelőnek már nincs szüksége a személyes adatokra adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; vagy
- az érintett tiltakozott az adatkezelés ellen; ez esetben a korlátozás arra az időtartamra vonatkozik, amíg megállapításra nem kerül, hogy a tiltakozás jogszerű, helytálló-e vagy sem.
Ha az adatkezelés korlátozás alá esik, úgy az ilyen személyes adatokat a tárolás kivételével csak az érintett hozzájárulásával, vagy jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez, védelméhez, vagy más természetes vagy jogi személy jogainak védelme érdekében, vagy az Unió, illetve valamely tagállam fontos közérdekéből lehet kezelni.
Az adatkezelő köteles tájékoztatni az érintettet arról előzetesen, amennyiben az adatkezelés korlátozását feloldja.
Az adatkezelés elleni tiltakozáshoz való jog:
Az érintett jogosult arra, hogy a saját helyzetével kapcsolatos okokból bármikor tiltakozzon személyes adatainak jogos érdekből történő kezelése ellen. Ha az érintett tiltakozik a személyes adatok közvetlen üzletszerzés érdekében történő kezelése ellen, akkor a személyes adatok a továbbiakban e célból nem kezelhetők.
Egyéb esetben az adatkezelő a személyes adatokat nem kezelheti tovább, kivéve, ha bizonyítja, hogy az adatkezelést olyan kényszerítő erejű jogos okok indokolják, amelyek elsőbbséget élveznek az érintett érdekeivel, jogaival és szabadságaival szemben, vagy amelyek jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez kapcsolódnak.
Panasz benyújtásának joga:
Az érintett jogosult arra, hogy amennyiben bármely fenti joga sérülne, úgy a felügyeleti hatósághoz címzett panaszt nyújtson be.
A felügyeleti hatóság a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (levelezési cím: 1055 Budapest, Falk Miksa u. 9-11., 1363 Budapest, Pf.: 9., telefon: +36 (30) 683-5969, +36 (30) 549 6838, email: ugyfelszolgalat@naih.hu, honlap: www.naih.hu), ahol panaszt tehet, illetőleg bejelentéssel vizsgálatot kezdeményezhet arra hivatkozással, hogy személyes adatai kezelésével kapcsolatban jogsérelem érte vagy annak közvetlen veszélye fennáll, illetve jogainak megsértése esetén.
Tájékoztatjuk arról is, hogy személyes adatai kezelésével kapcsolatban jogsérelem érte vagy annak közvetlen veszélye fennáll, illetve jogainak megsértése esetén közvetlenül bírósághoz is fordulhat.
Mindenekelőtt javasoljuk, hogy adatvédelmi kérdései, panasza esetén keressen fel minket személyesen székhelyünkön, vagy egyéb elérhetőségeinken, a GDPR@itbusiness.hu címen, vagy +36 30 660 9805-ös telefonszámon.