Sok vállalati vezető esik abba a hibába, hogy ha jó híreket nem tud közvetíteni beosztottjainak, inkább nem mond semmit. Pedig a jó belső vállalati kommunikáció a konkrét tartalomtól függetlenül is előny.
Ismerik az interneten keringő tréfát a napfogyatkozásról és a cégvezetésről? Az igazgató a következő szavakkal fordul közvetlen alárendeltjéhez: „Holnap reggel 9 órakor napfogyatkozás lesz, tehát olyasvalami, ami nem látható mindennap. Intézkedjék, hogy a dolgozók ünneplő ruhában jelenjenek meg. E ritka jelenséget magam fogom megmagyarázni. Ha esik, a jelenséget nem láthatjuk jól; ebben az esetben a dolgozók az étterembe mennek.” Mire a munkásokhoz, több lépcsőben eljut az információ, az már a következőképpen szól: „Holnap 9 órakor el fog tûnni a gyárigazgató, miközben esik. Kár, hogy ezt nem láthatjuk mindennap.”
Oldani a bizonytalanságot
A fenti sarkított példából is látszik, hogy a belső vállalati kommunikáció mennyi buktatót rejt magában, pedig több szempontból is nélkülözhetetlen szerepet tölt be egy cég életében. Alapvető célja, hogy a vállalat stratégiáját, a feladatokat, a céget érintő fontosabb menedzsmentdöntéseket tudatosítsa a dolgozókban. Multinacionális cégeknél ezt még helyi szintre is le kell bontani: érzékeltetni kell a munkatársakkal, hogy régiójuk, részlegük hogyan járul hozzá a közös célok eléréséhez; kisebb vállalatoknál pedig az összetartás erősítése, a konkurensekhez való viszonyulás meghatározása lehet az egyik célja. A jelenlegi gazdasági környezetben mindez kiegészül egy újabb szemponttal is – mondja Sági György, a Gordio Tanácsadó Csoport ügyvezető igazgatója: a válsággal kapcsolatos bizonytalanságot is oldani kell a munkatársakban.
A nem kellően hatékony vállalati kommunikáció éppen ezért számtalan probléma forrása lehet. Amikor a dolgozók nincsenek tisztában azzal, mi történik a cégnél, bizonytalanok lesznek, elvesztik motivációjukat. Mindez pedig hatványozottan igaz a válságos időkre.
Rémhírek veszélye
Ennek ellenére sok vállalatvezető pontosan ilyen helyzetben marad csöndben. Úgy érzik, nem szabad megszólalniuk, ha nem tudnak pozitív üzenetet átadni, pedig nem is annyira az üzenet a lényeg, hanem magának a kommunikációnak a ténye: már az is növeli a biztonságérzetet, ha a dolgozó hiteles információkhoz jut a még oly nehéz helyzetről is. Ráadásul a rossz hírt is lehet jól kommunikálni – teszi hozzá Pethő Anikó, az Aarenson Consulting vezető tanácsadója: vázolni lehet a kilábalás stratégiáját, ismertetni a tervezett intézkedéseket, és mindenkiben tudatosítani, hogy neki milyen szerepe lehet a rossz irány megfordításában, milyen személyes célokat kellene elérnie.
| Formális és informális csatornák |
|---|
|
Minden szervezetben a formális kommunikációs csatornák mellett megtalálhatók az informálisak is, és ez utóbbiak legalább olyan fontosak, mint a hivatalos „hírközlési” formák. Ha egy vezetőnek informális szinten nincs meg az ereje és beágyazottsága, akkor a formális mondanivalója sem lesz hiteles – mondja Sági György. Az informális kapcsolatokon keresztül elérhető információkat a formális csak nagyon nehezen tudja felülírni, vagyis csak annak a főnöknek hiszünk, akire amúgy is odafigyelünk. |
A dolgozók tájékozatlanságából, bizonytalanságból fakadó másik veszély a rémhírek, pletykák születése és terjedése – mondja Sági György. Ha nincs „fentről” információ, akkor a dolgozók maguk találnak ki ilyeneket, amiből természetesen számtalan félreértés keletkezhet. Az egymásnak ellentmondó, megalapozatlan hírek gátolják a munkavégzést, csökkentik a hatékonyságot (hiszen az emberek nem a feladataikkal foglalkoznak), és rontják a vezetésbe vetett bizalmat.
Ráadásul utólag már sokkal többe került a rémhírekből fakadó károk felszámolása, mint az előzetes kommunikáció – figyelmeztet a Gordio ügyvezetője.
Több formában is
A hatékony vállalati kommunikáció fontos ismérve, hogy többirányú és interaktív: ha pusztán egyirányú, felülről lefelé tartó tényközlés, az bizalmatlanságot kelt, és a dolgozók elsősorban a vezetőség propagandaeszközét látják benne.
Természetesen az ilyen kommunikációs csatornáknak (például a belső, nyomtatott vagy online vállalati hírleveleknek, portáloknak) is megvan a maguk létjogosultsága, különösen nagyvállalatok esetében. Emellett azonban mindig nagy hangsúlyt kell fektetni a személyes kommunikáció különféle formáira is – hangsúlyozzák egyöntetûen a szakértők. A problémák, kényes kérdések felvetéséhez a négyszemközti beszélgetés a legjobb; kisebb csoportokban a problémamegoldás, az „ötletelés”, illetve a kisebb területet érintő információk begyûjtése lehet hatékony.
Válság, a szokásosnál nagyobb bizonytalanság esetén az is fontos, hogy a vezetők az egyébként megszokottnál nagyobb távközöket „lépjenek át”, azaz olyan szintre is lemenjenek beszélni a dolgozókkal, ahova ritkán vagy soha nem mennének el – ad egy jó tanácsot Sági György. Ezzel egyrészt a szokásos szûrők (a közbenső menedzsmentrétegek) kihagyásával gyûjthet információkat, másrészt pedig a dolgozók bizalmára is pozitív hatással van, ha minél magasabb szintû vezetőt hallhatnak közvetlenül.
Schopp Attila
